Une GED (Gestion Électronique de Documents) s’adresse à toutes les entreprises qui gèrent un grand volume de documents papier ou numériques et souhaitent centraliser, sécuriser et automatiser leur traitement. Elle est particulièrement utile aux services administratifs, financiers, RH, juridiques ou commerciaux pour améliorer la traçabilité, la conformité et la collaboration autour des informations professionnelles.
Au quotidien, votre entreprise traite des documents, partage des informations, échange des contrats, gère des factures… et perd un temps précieux à chercher un fichier noyé dans une arborescence saturée. Et si ces petits dysfonctionnements réguliers étaient les signes d’un système documentaire en sous-optimisation ?
Mais à quel moment devez-vous envisager une telle solution ? Quelles fonctionnalités devez-vous exiger ? Quels besoins concrets la GED peut-elle couvrir dans votre entreprise ? Quels métiers ou collaborateurs en tirent un réel bénéfice au quotidien ?
Pourquoi adopter une solution GED aujourd’hui ?
Une GED est une solution logicielle qui permet de structurer, trier, classer et retrouver les documents via des fonctionnalités d’indexation, de recherche, de classement, tout en favorisant une optimisation normale ou une optimisation forte des échanges. C’est un véritable outil numérique de pilotage documentaire.
Comment savoir si votre entreprise a besoin d’une GED ?
La question du bon moment pour déployer une solution GED revient souvent lors des projets de transformation digitale. Beaucoup d’entreprises hésitent à franchir le pas, pensant que leur gestion documentaire actuelle “fonctionne encore”. Pourtant, certains signaux concrets indiquent qu’il est temps d’adopter un système plus structuré et automatisé.
Voici les principaux indicateurs qui montrent comment savoir si votre entreprise a besoin d’une GED :
Premier indicateur : un volume documentaire élevé :
Lorsque le volume de documents produits et reçus par l’entreprise devient trop important pour être géré manuellement, la mise en place d’une GED entreprise s’impose comme une évidence. Factures, contrats, bons de commande, rapports, mails, pièces jointes… La multiplication des formats et des sources d’information rend la recherche et l’archivage de plus en plus complexes.
Deuxième indicateur : des difficultés de collaboration entre utilisateurs
Lorsque les collaborateurs peinent à partager, valider ou retrouver un document à jour, la mise en place d’un logiciel GED devient stratégique. Il devient alors un véritable outil collaboratif, centralisant les fichiers, les versions, les signatures électroniques et les validations. Grâce à une GED, l’entreprise fluidifie ses processus internes : les documents sont accessibles en temps réel, les versions sont contrôlées, et la traçabilité des actions est garantie.
Troisième indicateur : un besoin renforcé de sécurité, de conformité et de traçabilité
Pour toute entreprise manipulant des informations sensibles comme des données RH, contrats, dossiers clients, documents réglementaires, l’absence de contrôle documentaire constitue un risque juridique majeur. Une GED avec composante SAE (Système d’Archivage Électronique) permet de répondre à ces exigences. Elle garantit l’authenticité, la traçabilité et la conservation probante des documents tout au long de leur cycle de vie. Les accès sont gérés finement par profils, les données chiffrées et les opérations horodatées. L’entreprise se met ainsi en conformité avec le RGPD et les standards ISO en vigueur.
Quatrième indicateur : un levier d’économies immédiates
Moins d’impression, de classement papier, d’archivage physique ou d’envois postaux, en supprimant le papier, vous gagnez de l’espace, du temps et de l’agilité dans le traitement de vos informations métiers. Une GED entreprise permet aussi d’améliorer le suivi des coûts et la performance des processus : moins d’erreurs, moins de retards, et des workflows optimisés. C’est un investissement à la fois économique et durable, en phase avec les objectifs de transition numérique et écologique des organisations modernes.
Selon IDC, un collaborateur passe en moyenne 30 % de son temps à chercher un document mal classé ou mal indexé dans son système.
Quels secteurs bénéficient le plus de la GED ?
Qui a besoin d’une GED ? Finalement, tous les métiers nécessitant une gestion documentaire dense, normée ou stratégique.
La solution GED devient un outil clé dans la numérisation des documents d’entreprise, leur mise en place, leur stockage et leur archivage électronique sécurisé. Voici quels exemples de secteurs qui utilisent généralement une GED :
- Les collectivités et mairies, elle permet la dématérialisation des courriers, des actes administratifs et des factures via des processus normalisés (ex. PES V2), avec une traçabilité documentaire totale.
- Le secteur médical, la GED assure un classement sécurisé, conforme à l’hébergement de données de santé (HADS). Chaque document patient est traçable, conforme et accessible uniquement par les utilisateurs habilités.
- Les banques et assurances, la GED centralise les documents contractuels, garantit leur mise en conformité et leur archivage électronique, tout en réduisant les coûts de traitement administratif.
- L’automobile et les transports, la GED gère les documents véhicules, certificats, contrats, bons de livraison, dossiers clients… optimisant les processus documentaires entre services.
- L’immobilier, elle gère les mandats, contrats de location, diagnostics, tout en permettant la signature électronique, le suivi des échéances et l’archivage des pièces juridiques de manière numérique, rapide et sécurisée. Découvrir les avantages d’une GED dans le secteur de l’immobilier.
Quelles fonctions utilisent la GED au quotidien ?
La solution GED devient le socle de la gestion documentaire dans chaque métier. Elle permet à tous les utilisateurs de gagner en efficacité, en conformité, en sécurité et en agilité.
- Les fonctions financières utilisent le logiciel GED pour automatiser la capture, le tri, le traitement et l’approbation des factures fournisseurs, avec archivage à valeur probante, indicateurs de performance et circuits de validation.
- Les ressources humaines centralisent les contrats de travail, paies, entretiens, dossiers agents, tout en respectant le RGPD. La solution documentaire assure une sécurité maximale des informations RH sensibles. Découvrir comment s’applique la GED en immobilier.
- Les services juridiques, administratifs ou qualité, structurent leurs documents grâce à des versions contrôlées, à la traçabilité, à la signature électronique, à la gestion des accès et au classement documentaire automatique.
- Les équipes opérationnelles ou commerciales bénéficient d’une meilleure réactivité : accès immédiat aux documents clients, aux contrats ou devis, intégration à un système d’information global et accélération des cycles de travail.
La GED un levier transversal pour toute l’organisation
La Gestion Électronique des Documents (GED) agit comme un véritable fil conducteur entre tous les services de l’entreprise. Finance, RH, juridique, qualité, production ou commerce : chacun gère ses documents au même endroit, selon les mêmes règles. En centralisant l’information, la GED supprime les silos et favorise une collaboration fluide entre les équipes.
Les documents circulent plus vite, les validations sont automatisées, et tout le monde accède à la version la plus à jour, en toute sécurité. C’est un outil transversal et collaboratif, qui renforce la cohérence des processus et la fiabilité des données, tout en améliorant la réactivité et la performance globale de l’entreprise.
En résumé : à quel moment votre entreprise doit-elle envisager une GED ?
- Dès que les documents s’accumulent et deviennent difficiles à retrouver.
- Quand les équipes n’ont pas la bonne version au bon moment.
- Si vous devez sécuriser des informations sensibles et tracer les accès.
- Quand les validations/signatures manuelles ralentissent les processus.
- Si audits, RGPD et archivage probant deviennent un sujet récurrent.
À partir de l’un de ces signaux, une GED apporte productivité, conformité et meilleure collaboration. Votre entreprise rencontre-t-elle certains de ces signes ? Avez-vous identifié une sous-optimisation ou une suroptimisation de vos documents d’entreprise ?
Testez dès maintenant DocuWare, notre solution GED complète avec fonctionnalités avancées, dédiée à votre projet de dématérialisation, de stockage sécurisé et d’optimisation des processus documentaires.
