Dû à la renommée de SharePoint, cette question est récurrente lorsque l’on souhaite lancer un projet GED. Elle se pose notamment pour les PME à la croisée des chemins entre des besoins plus ou moins spécifiques et leur gestion budgétaire. Vous trouverez toujours des fervents défenseurs de SharePoint, mais au final, que permet l’outil en matière de gestion et pilotage documentaire ? Utilisateur de SharePoint et intégrateur de logiciels GED dédiés, nous tentons, dans cet article, de répondre à cette question.
SharePoint en tant que GED : une solution populaire mais limitée
Présentation de SharePoint et de son utilisation en tant que GED
SharePoint, développé par le géant américain Microsoft, est une plateforme de collaboration et de gestion de contenus d’entreprise. Elle permet aux utilisateurs de créer, stocker et partager des documents, ainsi que de collaborer sur des projets en équipe. Les TPE et petites PME se tournent vers SharePoint pour leur première gestion électronique de documents (GED) en raison de sa popularité et de son intégration avec la suite Microsoft Office.
Cependant, bien que SharePoint offre des fonctionnalités basiques de GED, comme la création, le stockage et le partage de documents, il présente certaines limites pouvant poser problème aux entreprises dont l’objectif est de piloter leurs documents et données d’entreprise de manière globale. Les défis auxquels les entreprises sont confrontées avec SharePoint en tant que GED
Utilisée au quotidien par la majorité des entreprises, SharePoint est indéniablement une solution populaire. Cependant, l’outil édité par Microsoft a des limites en termes de gestion documentaire, et à plusieurs niveaux, pouvant être rédhibitoire pour certaines organisations.
Complexité de l’outil et temps d’apprentissage
SharePoint est connu pour sa complexité. Celle-ci peut avoir un impact direct sur une courbe d’apprentissage plus longue pour les utilisateurs. Par exemple, la configuration des autorisations et des niveaux d’accès aux documents peut s’avérer complexe et chronophage. De plus, certaines fonctionnalités avancées nécessitent des compétences techniques assez poussées, ce qui peut freiner l’appropriation de l’outil par les collaborateurs de l’entreprise.
Coûts élevés liés à la licence et à la maintenance
Pour chaque outil du système d’information d’une entreprise, le coût est toujours à regarder de très près quel que soit la taille d’une organisation.
Concernant SharePoint, son coût peut rapidement grimper et son retour sur investissement en tant que GED, en particulier pour les PME relativement importantes. Ces frais liés à la licence, à la maintenance, à la formation et au support technique peuvent peser lourd sur un budget. De plus, si l’on souhaite personnaliser SharePoint pour répondre à des besoins de gestion de documents spécifiques, il peut s’avérer nécessaire de recruter certaines compétences en interne voir de solliciter des consultants externes, ce qui ajoute des coûts supplémentaires.
Limitations dans certaines fonctionnalités GED spécifiques
Ceci a été écrit plus haut, SharePoint offre bien des fonctionnalités de GED mais sur un périmètre assez classique et restreint. En effet, l’outil peut présenter des limites fonctionnelles pour votre gestion documentaire :
- La recherche avancée : SharePoint propose une recherche de base, mais les capacités de recherche avancée sont limitées. Cela peut compliquer la localisation de documents spécifiques dans de vastes bibliothèques de documents ;
- L’automatisation des flux de travail : SharePoint permet de créer des flux et workflow de travail simples, mais l’automatisation de processus métier complexes peut s’avérer difficile ;
- La gestion des versions : Bien que SharePoint permette de travailler à plusieurs un document, la gestion des versions et l’historisation des modifications peut être limitée en termes de fonctionnalités et de contrôle par rapport à d’autres solutions GED dédiées ;
- La sécurité des données et documents : Enjeu crucial, SharePoint offre des options de sécurité de base. Pour les entreprises ayant des exigences de conformité strictes (notamment les PME et grands groupes), il peut être nécessaire d’utiliser des solutions tierces pour renforcer la sécurité des données répondant aux normes et certifications en vigueur (ISO 9001, 27001, RGPD, Data Doc etc.).
Un logiciel dédié à la GED pour répondre aux besoins métier
Présentation de la GED et de ses fonctionnalités
Les logiciels de Gestion Électronique des Documents (GED) sont conçus spécifiquement pour répondre aux besoins des entreprises en matière de pilotage documentaire. Contrairement à SharePoint, qui est une plateforme de collaboration plus générale, les solutions de GED dédiées offrent un panel complet de fonctionnalités pour répondre de manière transverse aux exigences métier. Parmi les fonctionnalités clés d’une GED, on retrouve :
- L’acquisition, le traitement et la restitution des documents : permettant d’organiser, de classer efficacement les documents et de les diffuser tout en gardant la traçabilité ;
- La recherche avancée : facilitant la localisation rapide des documents grâce à des critères de recherche personnalisables. Cela passe entre autres par la recherche de texte intégrale ;
- La gestion des versions ou versionning : assurant un suivi précis des modifications apportées pour chaque document ;
- L’automatisation des flux de travail : optimisant les processus métier en automatisant les tâches répétitives et en facilitant la collaboration entre les équipes par le biais de workflow ;
- La sécurité et la conformité : garantissant la protection du patrimoine documentaire d’une entreprise et sa conformité aux réglementations en vigueur.
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Avantages d’une GED dédiée pour les services d’entreprises
Par nature, un logiciel GED dédié se veut transverse pour les différents services d’une entreprise. Elle va pouvoir s’ajuster en fonction de processus métiers aussi spécifiques soient-ils. Cette souplesse de paramétrage offre des avantages indéniables pour une organisation :
- Spécialisation dans la gestion de documents et les processus métier : Les logiciels de GED dédiés offrent une meilleure prise en charge des processus métier, tels que l’approbation des documents, la gestion des contrats, la facturation, la qualité ou encore la gestion des ressources humaines.
- Automatisation et workflow : Les solutions GED dédiées permettent d’automatiser les flux complexes. Les bénéfices qui en découlent sont nombreux tels que l’amélioration de l’efficacité des processus, la réduction des erreurs et les économies de temps pour les équipes ;
- Facilité d’utilisation et d’administration : Les logiciels GED dédiés sont souvent plus simples à utiliser et à administrer que SharePoint. Selon les produits éditeurs, l’interface se veut intuitive et accessibles facilitant sa prise en main dans le temps.
Pourquoi choisir un logiciel GED comme DocuWare au lieu de SharePoint ?
DocuWare est un logiciel de gestion électronique de documents connue et reconnue par les entreprises. En tant qu’utilisateur SharePoint et intégrateur de la GED DocuWare, nous sommes en mesure de comparer les deux solutions.
En synthèse, DocuWare présente de nombreux atouts qui se calquent sur les limites de SharePoint en tant que GED :
- Un pilotage simplifié des documents et des processus métier : DocuWare offre des fonctionnalités de collecte, d’indexation et de partage des documents supérieures à SharePoint permettant de gagner du temps et de gagner en efficacité. De plus, l’automatisation, les workflow et circuits d’approbation facilite la gestion des processus métier ;
- Les interfaces dans un système d’information (SI) global : Contrairement à SharePoint, intégré principalement avec Microsoft Office, DocuWare s’interface facilement avec d’autres solutions du système d’information notamment l’ERP, le logiciel comptable en place ou encore le CRM ;
- Coûts et ressources mieux maîtrisés : Les coûts de licence, maintenance et formation avec DocuWare sont souvent inférieurs à ceux de SharePoint, surtout pour les PME et grands groupes. De plus, le paramétrage et la personnalisation de DocuWare sont généralement moins complexes et coûteuses, réduisant le besoin de faire appel à des experts ou consultants externes. Il convient de prendre cet aspect dans une réflexion de retour sur investissement d’une GED au moment d’un démarrage projet.
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SharePoint et un logiciel GED sont-ils complémentaires ?
SharePoint et logiciel GED ne s’opposent pas. Bien pensé dans le SI d’une entreprise, ils peuvent coexister et devenir complémentaire par des utilisations différentes.
SharePoint peut continuer à être utilisé comme plateforme de collaboration et de partage de documents, tandis que DocuWare prend en charge la gestion documentaire avancée et l’automatisation des processus métier. Cette approche combinée permet aux entreprises de tirer parti des forces de chaque solution tout en compensant leurs faiblesses respectives.
Conclusion et avis sur SharePoint en tant que GED
En conclusion, SharePoint et les logiciels GED dédiés présentent chacun des avantages et des inconvénients en tant que solutions de gestion documentaire.
Cependant, si vous cherchez une solution GED, il sera difficile d’inclure et de comparer au même niveau SharePoint avec un logiciel type DocuWare. La différence de capacité et de paramétrage se veut assez importante. Tout dépendra donc de l’évaluation de vos besoins, de l’importance de votre projet GED et du ROI visé pour avancer vers telle ou telle solution de gestion documentaire.
Voici un tableau comparatif synthétique récapitulant les différents points clés de cet article :
| Critères | SharePoint | Logiciels GED dédiés (ex : DocuWare) |
| Intégration | Suite Microsoft Office | Systèmes d’information divers (ERP, logiciel comptable, CRM, logiciel de facturation etc.) |
| Fonctionnalités GED | Limitées | Spécialisées et complètes |
| Complexité | Plus complexe, temps d’apprentissage | Plus simple et intuitif |
| Coûts | Coûts élevés (licence, maintenance) | Coûts et ressources mieux maîtrisés |
| Automatisation | Basique | Automatisation avancée des flux |
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FAQ GED SharePoint
Est-ce que SharePoint est une GED ?
SharePoint de Microsoft peut être utilisé en tant que GED, mais a des limites fonctionnelles par rapport aux logiciels de gestion électronique dédiés. SharePoint est conçu principalement pour la collaboration et le partage de documents, tandis qu’une véritable solution GED offre des fonctionnalités plus avancées pour le pilotage de documents.
Quel est l’intérêt d’une GED ?
L’intérêt d’une GED est d’améliorer l’efficacité et la productivité des entreprises en facilitant la gestion, l’organisation, la sécurisation et l’accès aux documents et aux données. Une GED permet également d’automatiser les processus métier et de communiquer les documents dans les différents systèmes d’information de l’entreprise notamment l’ERP.
Quelle est la meilleure solution GED entre SharePoint et DocuWare ?
Le choix entre SharePoint et DocuWare dépend des besoins spécifiques de l’entreprise. SharePoint est adapté pour la collaboration et le partage de documents, tandis que DocuWare offre des fonctionnalités GED plus avancées et spécialisées. Il est important d’évaluer les besoins métier pour déterminer la solution la plus appropriée.
