Pallier les instabilités de traitement d’une solution obsolète
Comme responsable administrative groupe, Mme Dominique Curt a en responsabilité directe la comptabilité fournisseurs du groupe et, indirectement, la comptabilité générale et les moyens généraux, au sein desquels le service archivage traite d’importants volumes d’informations. Confrontée à une forte croissance, comment choisir un outil pour fiabiliser sa gestion de flux documentaires ?
Téréva a souhaité anticiper la croissance de ses volumes documentaires au sein d’un groupe en constante expansion. Une solution de dématérialisation (GED) était implantée depuis 2005 mais souffrait d’instabilités chroniques de traitement sans avoir évolué. Il a fallu articuler les différents métiers en impliquant activement le service informatique en plus de DIMO Software. Le projet est parti du besoin terrain. Par-delà les faiblesses techniques de l’ancienne solution, le très faible taux de reconnaissance – inférieur à 10 % – des factures fournisseurs était handicapant : une intervention humaine était nécessaire pour saisir les champs non reconnus automatiquement.
Un périmètre documentaire très volumineux
Mme Curt explique :
Il fallait améliorer sensiblement le taux de service de la solution d’acquisition et archivage : une interruption du service par jour en moyenne causait des ralentissements quotidiens – sachant qu’une ouverture de document durait plus de 1 minute – et que 350 000 factures/an étaient traitées dans la GED fournisseurs, plus quelques frais généraux (+ de 3 000 factures). La GED clients représentait plus d’un million de documents, + de 300.000 bons de commande clients/an, +, de 750 000 bons de livraison clients… Les flux entrants et sortants peuvent provenir de divers canaux. L’EDI (échange de données informatisé) a été mis en place depuis 2016, sur la base de 1 000 documents par an/fournisseur. Certaines factures fournisseurs arrivent par ce canal qui nécessite cependant beaucoup d’investissement à la mise en place. »
Les flux entrants ont été privilégiés car ils représentaient un besoin pressant. Ils ont été traités en l’espace de 4 mois. Les flux sortants ont été traités par la suite sur 6 mois. Les équipes métiers ont été motrices, ayant une expérience antérieure. La mise en production fut assez limpide, même pour les utilisateurs distants auxquels une simple procédure a suffi. L’ergonomie de la solution permettait une prise en main rapide et le service support a très peu été sollicité.
Dominique Curt – Responsable administratif – Groupe Martin Belaysoud
Il y a bien sûr le flux papier classique. Téréva a mis en avant la reconnaissance de documents arrivant par mail et le format PDF. Le groupe est parti depuis le début de 2019 dans une circularisation et un traitement en masse des documents en partenariat avec les fournisseurs qui acceptent de faire du PDF.
Trois processus pour la gestion des flux et un déploiement phasé
Le processus en cours de déploiement fonctionne plutôt bien selon Mme Curt :
- La partie Readsoft concerne la reconnaissance des documents entrants et factures fournisseurs, point crucial pour améliorer la performance ;
- Docuware permet de stocker la majorité des documents ;
- Planetpress connect est utilisé pour la reconstitution d’images factures clients à partir d’un fichier de données.
Il a été primordial de bien définir le besoin en amont, en collaboration avec le service informatique, les métiers et DIMO Software, ces derniers se concentrant sur le paramétrage et le livrable adaptés. Le projet a été découpé en 7 phases distinctes, chacune faisant l’objet de prérequis devant être achevés avant le lancement de la phase suivante. Cette méthodologie avait pour but d’assurer une ” implémentation idéale ” dans le cadre d’un recettage. DIMO Software a accompagné les équipes en les formant, puis Téréva a enclenché les recettes sur des exemples concrets afin de vérifier que la solution proposée correspondait bien à l’attendu.
Une information enrichie grâce aux interfaçages
Des interconnexions ont été créées entre l’ERP maison et Docuware. « Grâce à cet outil, on fait remonter des informations métiers précieuses à partir de traitements en lots qu’on vient associer aux factures fournisseurs, permettant ainsi de connaître leur statut : (im)payé, litige, etc. La base Docuware a donc été grandement enrichie. » explique Mme Curt.
5 facteurs clés du succès
Au bout d’à peine un an de retour d’expérience, les tickets d’évolutions commencent à affluer. Mme Curt a identifié les éléments suivants :
- Expression précise des besoins
- Détermination du groupe projet avec un sponsor et un chef de projet
- Points réguliers (coproj/copil)
- Collaboration entre équipes (Dimo Software/it/métier)
- Expérience d’une précédente solution
De nombreux bénéfices constatés
- Amélioration de la reconnaissance des factures fournisseurs
- Reporting Excel performant via quelques clics : par exemple la part des factures fournisseurs entrées par le canal EDI, PDF ou papier ; leur date d’entrée ; intervention humaine nécessaire ou pas etc.
- Bonne adaptation des utilisateurs liée à l’ergonomie, élément majeur de l’appropriation de la recherche documentaire par les équipes.
L’appropriation par les fournisseurs
Les fournisseurs ont adopté le principe des factures en PDF. Des robots collectent toutes les deux minutes les documents arrivant dans des boîtes mail identifiées et permettent que les fournisseurs y déposent leurs factures. « Aucune intervention humaine ni dépouillement de courrier ne sont nécessaires. Si la reconnaissance de la facture est bonne, le flux est proche de celui de l’EDI puisqu’il n’y a pas besoin de saisir des champs additionnels. » explique Mme Curt.
Autres projets en cours
- Mise en place d’une adresse e-mail dédiée à la réception des factures fournisseurs ;
- Idem pour les commandes clients ;
- Archivage des bons de livraison clients avec signature électronique ;
- Bons de commande à joindre aux factures clients.
8 ans après, quel bilan ?
Depuis maintenant huit ans, le groupe Martin Belaysoud utilise la solution de gestion électronique des documents (GED) DocuWare pour optimiser l’organisation et le traitement de ses documents. Grâce à cette solution, l’entreprise a modernisé la gestion de ses archives et absorbé une volumétrie en constante augmentation, tout en garantissant un accès fluide et une stabilité exemplaire.
Avec plus de 40 millions de documents stockés et plus de 3 To de données gérées, DocuWare a su répondre aux exigences du groupe sans ralentissement ni perte de performance. L’outil est aujourd’hui un véritable pilier pour l’organisation interne, favorisant un accès centralisé aux documents pour les différents services et garantissant une traçabilité optimisée.
« Malgré la volumétrie importante, la consultation des documents demeure fluide, sans ralentissement perceptible. C’est un vrai confort d’utilisation. » – Frédéric Thomas
Des bénéfices notables :
- Une recherche rapide et intuitive : malgré un volume documentaire conséquent, l’interrogation et l’accès aux documents restent fluides et performants.
- Un archivage structuré et sécurisé : la centralisation des documents évite leur dispersion et simplifie la collaboration entre services.
- Une intégration fluide des nouvelles entités : les récents projets de croissance externe ont pu être absorbés sans impact sur la gestion documentaire.
- Un accès client facilité : grâce aux API, les clients accèdent directement à leurs factures et bons de livraison via les plateformes en ligne du groupe.
- Une traçabilité complète des factures fournisseurs : chaque facture suit un processus rigoureux, de sa réception à sa validation dans l’ERP, garantissant un suivi optimal.
- Une montée en autonomie : la solution permet aux équipes internes de configurer et d’adapter certains paramétrages sans nécessiter d’intervention externe.
« Aujourd’hui, nous avons un point central où chaque service peut accéder rapidement aux documents dont il a besoin, sans passer par plusieurs applications » – Frédéric Thomas
Un partenariat de confiance et un accompagnement sur mesure
L’accompagnement de DIMO Software a permis une transition fluide lors du déploiement initial et continue d’offrir un support réactif et adapté aux évolutions du groupe. Des sessions de formation complémentaires ont également permis aux utilisateurs d’exploiter pleinement toutes les fonctionnalités de la solution.
Vers une transition digitale renforcée
Après huit ans d’utilisation, DocuWare s’est affirmé comme une solution fiable, évolutive et parfaitement adaptée aux besoins de Martin Belaysoud, contribuant pleinement à la transformation numérique et à l’optimisation des processus documentaires du groupe. Avec l’arrivée de la facturation électronique obligatoire en 2026, DocuWare restera un pilier central pour l’archivage et la traçabilité des documents. Des réflexions sont en cours pour enrichir les workflows, notamment ceux liés au traitement et à la validation des documents, dans une logique d’optimisation continue des processus internes.
