Toutes les entreprises possèdent et doivent gérer une multitude de documents, qu’il s’agisse de contrats, de factures, de devis, ou de dossiers clients. La gestion efficace de ces documents est importante pour garantir une organisation fluide et productive. Une mauvaise gestion documentaire peut entraîner des pertes de temps, des erreurs coûteuses et une diminution de la qualité du service.
La gestion électronique des documents, représente une méthode de travail permettant la dématérialisation, le stockage, le classement, la recherche et le partage des documents au sein d’une entreprise. Elle joue un rôle clé dans la réduction des coûts et du temps alloué à la gestion des documents, tout en améliorant la qualité, la sécurité, la traçabilité des informations, et en facilitant le travail collaboratif entre les membres d’une organisation.
Un choix de logiciel de GED peut constituer un levier d’optimisation pour la gestion de vos dossiers dans des secteurs aussi variés que le médical, le bancaire, le juridique, le transport, le secteur public ou encore l’industriel.
La GED dans le secteur médical : un atout de taille dans la gestion de vos dossiers patients
Le secteur médical, comprenant les hôpitaux, cliniques, laboratoires et fabricants de matériel médical, doit gérer un volume important de données. Ces données incluent les dossiers patients, les prescriptions et la facturation. Pour assurer la qualité des soins, la sécurité des patients et la confidentialité des données, il est essentiel de disposer d’une solution fiable pour la gestion des informations. Un logiciel de Gestion Électronique de Documents (GED) permet de traiter, classer, stocker et diffuser tous les documents de manière numérique.
Celle-ci s’applique sur deux volets dans le secteur de la santé :
- Administratif : Cela concerne tout ce qui touche à la chaîne de facturation. La dématérialisation permet de réduire les délais de paiement ou de remboursement et est souvent mise en place en premier.
- Médical : Cela concerne l’archivage des documents médicaux, y compris le dossier du patient et les pièces qui le composent : radiographies, imageries médicales, résultats d’examens, échanges avec différents professionnels de santé.
La GED pour la Santé au Travail est conçue pour :
- Regrouper tous les documents d’un dossier médical via une arborescence prédéfinie.
- Faire cohabiter des documents médicaux papier et numériques (Scanner, IRM, carte d’identité, groupe sanguin, ordonnances…).
- Historiser les informations d’un dossier médical patient.
Pour le patient, la GED facilite son parcours de santé grâce à un meilleur partage des informations entre les différents services de santé. Pour les organismes, la dématérialisation permet d’optimiser les frais de fonctionnement, de gagner du temps et de consulter rapidement et de manière ergonomique les documents en temps réel.
Cependant, malgré les avantages, les Services de Santé au Travail restent réticents à la dématérialisation et à la GED. Leur principale préoccupation est la sécurité, souhaitant garantir l’intégrité et la pérennité des données stockées dans la GED.
La GED dans le domaine des banques et de la finance vous assure une sécurité des transactions
Les entreprises du secteur de la Banque et de la Finance doivent répondre à de strictes exigences réglementaires tout en gérant des volumes importants d’informations et de documents. Elles évoluent dans un environnement très concurrentiel où la satisfaction des clients est primordiale et où l’optimisation des processus est nécessaire.
Les banques et institutions financières sont confrontées à la nécessité de haute sécurité et à la gestion de flux de données importants et trouvent une solution dans la gestion électronique des documents (GED). Cette méthode offre un système fiable, efficace et sécurisé.
Elle permet de tracer toutes les actions et opérations effectuées (qui, quoi, comment, où) et d’automatiser les processus financiers, créant des dossiers prêts pour les audits.
La GED pour les cabinets et les sociétés du secteur juridique
Dans un secteur en plein essor, les professionnels du droit doivent pouvoir utiliser diverses licences, garantissant la compatibilité avec les logiciels spécifiques à leur activité. Chaque intervention sur un document est automatiquement tracée, enregistrant la date, l’heure, le nom de l’intervenant et le type d’action effectuée, assurant ainsi une transparence totale. L’archivage à vocation probatoire sécurise l’intégrité et l’authenticité des documents, garantissant leur pérennité et leur lisibilité sur une durée déterminée, tout en permettant un suivi rigoureux.
En complément de votre système de gestion de cabinet et face aux nombreux documents échangés (procès-verbaux, expertises, pièces justificatives, déclarations fiscales, extraits KBIS…), il est important de fournir à vos collaborateurs une solution pour gérer efficacement les affaires ou les dossiers clients.
La solution réside dans la gestion électronique des documents (GED), qui permet de gérer ces documents de manière optimale, sécuritaire et conforme aux réglementations.
- Maîtrisez les flux documentaires en dématérialisant et archivant rapidement tout document papier. Centralisez les informations échangées et éliminez les recherches fastidieuses.
- Classez facilement les documents pour retrouver rapidement les informations importantes. Partagez des documents PDF avec le personnel autorisé en un clic.
- Adoptez un portail électronique pour échanger avec vos clients et publiez en toute sécurité des documents relatifs à divers domaines juridiques. Accélérez la transformation digitale de votre cabinet et renforcez vos relations clients.
La GED dans le secteur d’activité du transport
Pour répondre aux impératifs de réactivité, de traçabilité et de concurrence accrue, le secteur du transport logistique doit constamment se réinventer. L’abandon du papier et l’adoption de solutions de gestion électronique des documents (GED) pour digitaliser et centraliser et automatiser les processus apportent une réponse efficace à ces besoins.
Dans le secteur du transport, de la messagerie et de la logistique internationale, les documents nécessaires au suivi des processus et à la facturation des clients peuvent être bloqués ou perdus. La pandémie avait provoqué une pénurie de main-d’œuvre, impactant les opérations d’entrepôt et retardant le déchargement des marchandises. Ces facteurs contribuent aux retards dans le traitement des factures, interrompant les flux de trésorerie. Avec plusieurs succursales ou sous-traitants, une coopération efficace nécessite un référentiel de documents centralisé.
Les services de transport doivent être fiables, rentables et respecter des délais serrés. Les documents doivent donc être immédiatement accessibles pour suivre un envoi ou répondre à une demande urgente d’un client. Un logiciel de GED aide à éviter les pénalités, à maîtriser les coûts et à gérer la chaîne d’approvisionnement.
Pour en savoir plus sur les bénéfices d’une GED dans le secteur du transport.
La GED dans le secteur public
Les agents des mairies et collectivités gèrent quotidiennement de nombreux documents papier, comme les courriers entrants et les factures fournisseurs. Les normes actuelles imposent la dématérialisation de certains processus, notamment financiers via le protocole PES v2, pour améliorer le traitement des réponses et le service aux citoyens.
Sécuriser les échanges avec les administrations publiques est essentiel pour protéger les données sensibles. Un outil ergonomique pour partager les documents entre sites et services simplifie les échanges institutionnels. L’archivage numérique réduit les coûts d’impression et de stockage papier, permettant de diminuer les délais de traitement, d’augmenter la flexibilité et d’améliorer les relations avec les citoyens.
Les municipalités et collectivités rencontrent des problèmes tels que l’accumulation de papier, les saisies fastidieuses, les copies multiples et la circulation de documents entre services. Le traitement des documents est souvent lent ou défaillant, avec des documents oubliés, perdus ou en attente de validation. L’absence de traitement en mobilité ou en télétravail oblige à se rendre physiquement au service et l’espace de stockage est soumis aux risques naturels. La GED permet le maintien de productivité et d’efficacité même en télétravail. Le manque de transparence et de traçabilité nuit à l’image de la municipalité, perçue comme lente et manquant de politique écoresponsable.
Solution de GED dans le secteur de l’industrie
La transformation numérique permet aux industries d’adopter de nouvelles technologies. L’industrie, avec ses nombreux fournisseurs de matières premières, génère une grande quantité de devis, commandes et factures. Bien que l’adoption de la gestion électronique des documents (GED) soit en retard dans ce secteur, cette solution offre de nombreux avantages.
Pourquoi mettre en place une GED ? La GED renforce la sécurité des données et améliore l’organisation interne. Dématérialiser les documents optimise les processus de production, permettant des réponses rapides et précises aux clients.
Pour rester compétitifs, les industries doivent réduire les délais de commercialisation tout en respectant des normes strictes de conformité et de sécurité. Les processus de travail et de production doivent être transparents. Avec une solution de GED tous les documents liés aux processus de production, logistique ou de comptabilité sont dématérialisés et centralisés. Les employés peuvent y accéder à tout moment, ce qui accélère la production, réduit les risques et limite les coûts.
Le versioning permet de suivre les modifications, clarifiant rapidement les demandes internes et évitant les erreurs. Les workflows transmettent instantanément les informations aux valideurs, garantissant le suivi de la production et des processus qualité. Les clients obtiennent des réponses rapides et les commandes sont traitées plus vite grâce à la récupération directe des documents. Un logiciel de ged avec son archivage automatisée et sécurisée, prépare mieux l’entreprise aux éventuelles poursuites liées à la responsabilité des produits. Tous les documents nécessaires, des numéros de lots aux courbes de température, sont toujours accessibles en un clic.
DocuWare la GED qui s’adapte à de nombreux secteurs d’activité
La gestion électronique des documents (GED) est un mécanisme permettant une gestion efficace des documents, quel que soit leur secteur d’activité. Parmi les nombreuses solutions disponibles, DocuWare se distingue par sa flexibilité et ses capacités de gestion et d’archivage électroniques sécurisés.
DocuWare intègre les technologies de l’industrie 4.0 pour gérer efficacement devis, commandes et factures, tout en renforçant la sécurité des données et en optimisant l’organisation interne. L’automatisation des workflows simplifie les processus, réduit les délais et assure une transparence totale.
Les documents centralisés sont accessibles à tout moment, accélérant la production et réduisant les risques. Grâce au versioning et aux workflows, l’accès instantané améliore les processus, permettant des réponses rapides aux clients et un traitement efficace des commandes. L’archivage sécurisé de DocuWare prépare l’entreprise à toute éventualité juridique. La solution propose également la signature électronique, facilitant ainsi la validation et l’approbation des documents.
DocuWare se démarque par sa capacité à s’intégrer à diverses applications telles que DocuWare Mobile, DocuWare PaperScan et DocuWare Hub, offrant une expérience alliant simplicité, efficience, haute performance, flexibilité et personnalisation. Cette solution s’adapte à divers secteurs, offrant une gestion documentaire optimisée et sécurisée pour l’industrie, les services, la santé, l’éducation et plus encore. Avec DocuWare, les entreprises bénéficient d’une réduction des coûts opérationnels, d’une meilleure conformité réglementaire et d’une collaboration accrue entre les équipes, ce qui en fait une solution indispensable pour toute organisation cherchant à améliorer sa performance globale.
Conclusion
La Gestion Électronique des Documents, est une technologie pour améliorer les processus documentaires au sein de toute structure. Elle facilite la gestion, le stockage, le classement, la recherche et le partage des documents, quelle que soit leur nature, leur format ou le secteur d’activité. Les bénéfices d’un logiciel de GED sont nombreux : réduction des coûts, gain de temps, amélioration de la qualité du travail, sécurisation des données, traçabilité des actions, collaboration fluide entre les intervenants, intégration aux systèmes d’information existants, automatisation des processus, et conformité aux normes et réglementations. Ces avantages permettent à la GED de s’adapter aux besoins spécifiques de chaque secteur d’activité et ainsi de répondre aux besoins et enjeux de chaque entreprise.
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Secteur |
Avantages d’une intégration de solution de GED |
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Médical |
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Banque |
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Juridique |
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Transport |
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Industrie |
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Sur le marché des solutions de GED, DocuWare se distingue comme une option de premier choix, capable de répondre aux divers besoins avec un large éventail de fonctionnalités pour différents secteurs d’entreprises. DocuWare offre la flexibilité nécessaire grâce à sa conception modulaire, personnalisable et évolutive, s’adaptant parfaitement en mode SaaS, hybride ou local, selon les spécificités et préférences de chaque utilisateur.
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FAQ
Qu’est-ce qu’une solution GED ?
Une solution GED est un système qui permet de gérer les documents d’une organisation de façon électronique. Elle facilite la création, le stockage, l’utilisation et la diffusion des documents, qu’ils soient papier ou numériques.
Une solution GED offre des avantages tels que le gain de temps, la réduction des coûts, la sécurisation des données et la collaboration entre les utilisateurs.
Quel est la meilleure GED ?
La meilleure GED dépend des besoins spécifiques et des préférences de chaque entreprise. Il est donc difficile de désigner un outil comme étant supérieur aux autres de manière absolue.
Toutefois, en s’appuyant sur les analyses de la plateforme Appvizer, DocuWare ressort comme une solution GED phare. Il est plébiscité par un large éventail d’organisations, toutes industries confondues.
Quels sont les 4 étapes de la GED ?
Les 4 étapes incontournables de la GED s’articulent ainsi :
- L’acquisition des documents : Cette étape peut consister en la numérisation des documents papier existants ou la récupération des versions numériques préexistantes au sein de l’entreprise.
- L’indexation des documents : Cette phase est cruciale et repose sur le classement minutieux des documents en fonction de critères spécifiques prédéfinis. L’objectif est de rendre la future recherche de ces documents aussi intuitive et rapide que possible.
- Le stockage des documents : Il s’agit de sécuriser et de mémoriser les documents dans un environnement dédié, garantissant à la fois leur intégrité et leur accessibilité aux personnes autorisées.
- La diffusion des documents : Cette étape permet le partage des documents de manière contrôlée, soit au sein de l’organisation vers les utilisateurs habilités, soit en externe avec des partenaires sélectionnés.
