Pour dématérialiser des documents, il faut les numériser ou les recevoir directement en format électronique, puis les classer et sécuriser dans une GED ou une solution spécialisée. L’OCR permet d’extraire les données, tandis que des workflows automatisent la validation et l’archivage. L’objectif est d’assurer une gestion fiable, conforme et sans papiers.
Cette évolution s’accélère avec la réforme de la facturation électronique obligatoire, qui concerne toutes les tailles et les secteurs d’entreprise. Pourtant, la dématérialisation est parfois réduite à une simple conversion du papier au format numérique, ce qui est très réducteur.
Alors, comment dématérialiser efficacement les documents ? Par où commencer ? Quels sont les types de documents à cibler en priorité ? Et surtout, quelles solutions logicielles mettre en place pour garantir une gestion électronique conforme, fiable et durable dans l’entreprise ?
Quels sont les documents à dématérialiser ?
Pour bien entamer un projet de dématérialisation, il faut identifier les documents prioritaires : factures fournisseurs, bons de commande, relevés bancaires, bulletins de paie, contrats de travail, contrats commerciaux, courriers entrants, pièces juridiques, etc. Ces documents sont souvent encore gérés au format papier, entraînant perte de temps, erreurs et risques de non-conformité.
Dématérialiser ces documents permet d’améliorer la gestion de l’information, de fiabiliser les processus, de maîtriser les coûts et de structurer les flux numériques internes et externes. L’objectif n’est pas de tout numériser, mais de cibler les documents stratégiques ou à forte volumétrie. La digitalisation des documents permet aussi une meilleure traçabilité, une réduction des coûts et une valorisation des ressources documentaires existantes.
Certains documents revêtent même une importance légale ou opérationnelle majeure : contrats signés, pièces justificatives, preuves de transaction, documents comptables ou fiscaux. Leur dématérialisation doit s’inscrire dans un cadre rigoureux et sécurisé pour garantir leur intégrité et leur valeur probante. Le recours à des logiciels de gestion documentaire devient alors un levier essentiel pour toutes les entreprises, quels que soient leurs secteurs ou leurs services.
Comment passer du papier au numérique ?
La transformation débute par la numérisation des documents papier : via scanner, multifonctions ou prestataire externe. Une fois numérisés, ces documents deviennent des fichiers électroniques qui doivent être correctement indexés (métadonnées, date, type) pour être exploitables et stockés dans un environnement sécurisé.
Ils sont ensuite intégrés dans un logiciel (ex : gestion électronique de documents), véritable colonne vertébrale du système documentaire de l’entreprise. Ce type de solution permet de centraliser les données numériques, d’en faciliter l’accès, le partage, la sécurité, la consultation et l’archivage à long terme. L’information est ainsi mieux structurée, mieux gérée et disponible à tout moment.
Le choix du logiciel est donc stratégique : il doit être simple d’utilisation, interopérable avec les outils métiers et capable de répondre aux exigences de chaque service : comptabilité, ressources humaines, juridique, commercial, etc. Certains outils comme Zeendoc se distinguent par leur capacité à s’adapter aux TPE/PME, tandis que d’autres comme DocuWare s’adressent davantage aux grandes structures. L’objectif est toujours d’optimiser les processus et de simplifier le travail au quotidien.
Mise en place de l’automatisation de la dématérialisation au sein de l’entreprise
Après la numérisation, l’automatisation est l’étape clé. Elle permet de gérer le cycle de vie des documents : création, validation, signature, diffusion, archivage.
Deux types de solutions existent :
| Type de solution | Description et exemples |
|---|---|
| DocuWare : gère tous les types de documents de l’entreprise (factures, RH, contrats, courriers, etc.) avec des workflows personnalisés. | |
| Outils spécialisés par processus métier |
Yooz et Basware ciblent des processus précis comme la dématérialisation des factures fournisseurs, avec automatisation avancée. |
Dans tous les cas, ces solutions améliorent la circulation des données, sécurisent les accès, automatisent les tâches répétitives et permettent une intégration fluide avec les outils comptables, ERP ou SIRH. Elles facilitent aussi l’accès aux informations par tous les collaborateurs, favorisant ainsi un travail plus collaboratif et efficace.
Une gestion efficace passe aussi par l’automatisation des notifications, la mise en place de circuits de validation, la signature électronique intégrée et la possibilité de tracer toutes les actions effectuées sur un document. Cela garantit à la fois productivité, conformité, sécurité des données et maîtrise des flux documentaires.
Comment garantir l’authenticité et la sécurité des documents dématérialisés ?
Pour que les documents dématérialisés aient une valeur légale et probante, certaines conditions doivent être remplies :
- La signature électronique garantit l’identité du signataire et l’intégrité du document.
- L’archivage électronique à valeur probante, conforme aux normes NF Z42-013 ou ISO 14641, assure leur conservation sur le long terme.
- L’horodatage et la traçabilité assurent la transparence et facilitent les audits.
- La gestion des accès permet de contrôler qui peut consulter ou modifier les documents sensibles, notamment dans les processus critiques.
Respecter ces exigences garantit la conformité avec le RGPD et les règles fiscales, tout en renforçant la sécurité des données numériques. En cas de contrôle ou de contentieux, ces dispositifs permettent de prouver l’authenticité des échanges, la gestion rigoureuse des fichiers, et l’efficacité du dispositif documentaire mis en place par l’entreprise.
Quels sont les risques associés à la dématérialisation ?
La dématérialisation présente de nombreux avantages, mais certains risques doivent être anticipés :
- La sécurité des données exige une infrastructure fiable, des sauvegardes régulières et une gestion fine des droits d’accès. Les documents numériques doivent être protégés contre toute perte, altération ou intrusion.
- La conformité réglementaire implique de s’appuyer sur des solutions logicielles fiables et conformes aux normes en vigueur.
- L’accompagnement des équipes est essentiel : une transformation numérique réussie repose sur l’adhésion des utilisateurs, leur formation, la clarté des processus et un suivi adapté.
Il est également important d’évaluer les coûts indirects : temps passé à paramétrer les solutions, éventuelles interruptions de service lors de la transition, nécessité de support technique, formation des collaborateurs aux nouveaux outils numériques, etc. Une anticipation rigoureuse de ces éléments contribue à la réussite globale du projet.
Enfin, n’oublions pas que la réussite d’un projet de dématérialisation repose sur le choix de la bonne solution, l’implication du service concerné et une vision claire des processus à transformer. Qu’il s’agisse de factures, de contrats, documents RH, courriers, dossiers clients, relevés, pièces administratives ou services internes, chaque document dématérialisé prend place dans une stratégie commune de digitalisation.
Cela permet à l’entreprise de gagner en agilité, en productivité, en traçabilité, en sécurité et de réduire durablement les coûts liés à la gestion documentaire traditionnelle.
