Vous souhaitez un moyen fiable pour vérifier l’origine et l’intégrité de vos documents numériques, tout en permettant une signature rapide ? La signature électronique, certifiée et sécurisée, est la solution idéale. Elle donne à vos documents numériques la même valeur juridique qu’une signature manuscrite traditionnelle, facilitant ainsi les interactions et transactions à distance.
Découvrez dans cet article les avantages de l’utilisation de la signature électronique du logiciel de GED DocuWare, comment cet outil collabore avec des prestataires de signature électronique pour garantir la fiabilité de vos transactions. Et enfin l’intégration de la signature électronique avec DocuWare qui rend vos opérations plus fluides, renforce la confiance dans vos échanges commerciaux, archive vos documents signés électroniquement et assure un haut niveau de sécurité pour vos procédures de signature.
À retenir
- DocuWare s’intègre nativement avec DocuSign et Validated ID pour signer vos documents directement depuis votre GED.
- Les documents signés sont automatiquement archivés avec sceau cryptographique et piste d’audit complète.
- La signature électronique DocuWare est conforme aux normes eIDAS et a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.
Qu’est-ce que la signature électronique et pourquoi l’adopter ?
La signature électronique est un procédé numérique qui garantit l’authenticité de l’identité du signataire et l’intégrité du document signé. Elle a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite et permet de signer des documents à distance depuis n’importe quel appareil connecté.
Pour les entreprises, les avantages sont immédiats : suppression des contraintes liées au papier (impression, numérisation, envoi postal), accélération des processus de validation, réduction des coûts de gestion documentaire et amélioration de la collaboration entre les parties. Elle est particulièrement adaptée aux équipes en télétravail ou réparties sur plusieurs sites.
La signature électronique repose sur un certificat numérique délivré par une autorité de confiance, qui garantit l’identité du signataire. Le document signé est ensuite scellé cryptographiquement avec une piste d’audit complète : date, heure, lieu et type de signature. Ce niveau de traçabilité en fait un outil fiable pour les audits internes (une piste d’audit fiable) et les litiges contractuels.
Pourquoi associer la signature électronique à votre GED ?
Utiliser la signature électronique avec le logiciel de GED DocuWare vous permet de signer vos documents importants directement depuis l’interface DocuWare, sans avoir à quitter l’environnement. Cette intégration simplifie et accélère vos processus, tout en respectant les normes de sécurité et de conformité.
Voici quelques exemples d’utilisation de la signature électronique avec la GED DocuWare :
- Contrats de vente ou bons de commande : dématérialisez l’envoi et la signature de vos offres commerciales, réduisant ainsi les cycles de vente et les erreurs de manipulation.
- Contrats de travail : facilitez l’embauche à distance en sécurisant et accélérant la signature des contrats, allégeant les démarches administratives et modernisant votre image. En savoir plus sur la GED pour votre service Ressources humaines.
- Procédures internes et clauses de confidentialité : faites approuver rapidement vos documents internes par vos équipes ou partenaires, assurant la conformité aux régulations.
- Livraison de matériel informatique : permettez la signature électronique des bons de livraison ou des factures par vos fournisseurs ou clients, évitant ainsi la perte de documents et fluidifiant le suivi des commandes.
- Lignes de crédit pour vos clients : proposez des signatures de contrats de crédit en ligne, facilitant l’accès de vos clients à vos solutions de financement et améliorant votre chiffre d’affaires et la fidélité de votre clientèle.
Comment fonctionne la signature électronique de Docuware ?
Pour qu’un document puisse être signé avec DocuWare, il doit d’abord être stocké dans une armoire DocuWare, ce qui permet le déclenchement d’une tâche de workflow. C’est à partir de cette étape que le processus de signature s’enclenche automatiquement.
La signature électronique simplifie la manière de signer vos documents en entreprise. En utilisant des technologies de fournisseurs de confiance comme Validated ID ou DocuSign, ce service s’intègre parfaitement à la gestion électronique de documents (GED) DocuWare.
Le processus est standardisé et sécurisé :
- Le document à signer est envoyé au prestataire de signature électronique avec les informations nécessaires. Le prestataire chiffre le document et génère un lien unique pour la signature.
- Le signataire reçoit une notification par email avec un lien vers le document et des instructions pour vérifier son identité et signer le document.
- Le signataire accède au document via le lien, le consulte et le signe en ligne en utilisant la méthode spécifiée (PIN, signature biométrique, certificat numérique, etc.).
- L’identité du signataire est authentifiée par le prestataire à l’aide d’un certificat numérique délivré par une autorité de certification, garantissant la légalité de la signature.
- La signature est scellée au document par un sceau numérique, assurant son intégrité et sa traçabilité (date, heure, lieu de signature, type de signature).
- Le prestataire informe DocuWare que le document est signé et prêt à être récupéré.
- DocuWare récupère le document signé et le stocke dans son archive, prêt à être consulté et intégré dans d’autres processus.
Les fonctions personnalisables de DocuWare
DocuWare permet d’adapter le processus de signature à vos contraintes internes et réglementaires. Vous pouvez collecter plusieurs signatures sur un même document grâce à la fonction multisignatures, définir une date limite de validité au-delà de laquelle le document ne peut plus être signé, et configurer des rappels automatiques pour les signataires retardataires.
Via Validated ID, DocuWare permet également d’apposer un cachet électronique d’entreprise sur vos documents avant de les envoyer au signataire. Contrairement à la signature électronique qui est toujours liée à une personne physique, le cachet est associé à une entité juridique : votre entreprise. Il prouve que le document est authentique et qu’il n’a pas été modifié avant envoi. Comme la signature électronique, il peut disposer d’un certificat avancé ou qualifié selon le niveau de sécurité requis.
Prestataires de services de signature avec DocuWare
La mise en place de la signature électronique par le biais de la GED DocuWare permet l’intégration harmonieuse des services proposés par des prestataires de confiance tels que Validated ID ou DocuSign. Ces prestataires fournissent des certificats numériques essentiels pour assurer l’authenticité et la validité juridique des signatures électroniques.
Validated ID, basé en Espagne, propose trois modes de signature électronique adaptés aux besoins des entreprises :
- Signature à distance : le signataire reçoit un e-mail ou un SMS pour signer le document après s’être identifié avec un code PIN ou un mot de passe.
- Signature biométrique : le signataire signe sur une tablette ou un smartphone, capturant des données biométriques comme la pression et la vitesse d’écriture.
- Signature centralisée : le signataire utilise un certificat numérique stocké par Validated ID pour signer des documents en ligne à tout moment sans réauthentification.
DocuSign, basé aux États-Unis, est utilisé par plus de 500 000 entreprises et propose deux types de signatures électroniques :
- Signature standard : le signataire reçoit un e-mail avec un lien pour signer en ligne après avoir accepté les termes d’utilisation.
- Signature avancée : le signataire reçoit un e-mail pour signer en ligne après une vérification d’identité via code SMS, appel téléphonique ou vérification basée sur des connaissances personnelles.
Adopter la signature électronique avec DocuWare offre une solution adaptée à vos besoins de fonctionnement, permettant de signer des documents directement dans l’environnement DocuWare.
Attribution de Licences
Pour utiliser le service de signature DocuWare avec Validated ID ou DocuSign, il est nécessaire de signer un contrat de service avec l’un de ces fournisseurs. En fonction de votre configuration, certains éléments de licence spécifiques seront requis.
| DocuWare Cloud | Systèmes On-Premise |
|---|---|
| Service de signature Inclus |
Service de signature Module complémentaire requis |
| Licences clients Licence DocuWare Client dédiée requise |
Licences clients Licence DocuWare Client dédiée requise |
|
Autres modules |
Autres modules Workflow Manager + contrat de maintenance valide |
| Volume de signature Supplément auprès du fournisseur (ou Validated ID auprès de DocuWare) |
Volume de signature Supplément auprès du fournisseur (ou Validated ID auprès de DocuWare) |
| Certificat de signature Supplément |
Certificat de signature Supplément |
Sécurité et conformité : ce que garantit DocuWare
Choisissez la sécurité et la flexibilité pour la gestion électronique de documents (GED) avec DocuWare. Grâce à la signature électronique, vos données sont protégées, que vous utilisiez une solution cloud ou sur site pour vos documents signés. Le terme « service de signature dans le cloud » signifie simplement que le service de GED, est hébergé dans des infrastructures sécurisées telles que Microsoft Azure.
En utilisant des signatures dans le cloud via des services tels que DocuWare, vous bénéficiez d’une sécurité totale et de la conformité légale. La signature numérique, simplifiée par DocuWare, assure une sécurité maximale pendant les procédures de signature grâce à deux aspects clés :
Sécurité des données
grâce à des crypto-processeurs de haut niveau, les processus de signature encryptent et scellent vos documents en toute sécurité. Les certificats numériques sont conservés de façon centralisée par le prestataire de service de signature, assurant à tout moment leur bon fonctionnement et accessibilité.
Les prestataires de services de signature avec lesquels DocuWare travaille utilisent des modules de sécurité matériels (HSM) conformes à la norme FIPS 140-2 niveau 3 pour les modules cryptographiques.
Validated ID héberge ses données dans des centres hautement sécurisés en Irlande et aux Pays-Bas, soumis au RGPD. DocuSign utilise plusieurs centres de données aux États-Unis et dans l’Union européenne. Dans les deux cas, vos données personnelles restent dans votre région géographique, conformément aux obligations légales en vigueur.
Protection des données
Les documents que vous signez électroniquement sont archivés dans le système DocuWare, en respectant les plus hauts standards de sécurité et de confidentialité. Vous avez également la possibilité de spécifier des règles strictes d’accès et de gestion pour vos documents signés.
En utilisant cet outil pour signer vos documents, vous assurez la sécurité de vos données lors de la signature électronique.
Les avantages de la signature électronique intégrée à DocuWare
En combinant signature électronique et GED DocuWare, vous bénéficiez d’un environnement complet sans logiciel supplémentaire. La productivité gagnée est immédiate : les notifications automatiques alertent les signataires dès qu’un document est prêt, et les rappels évitent les relances manuelles.
Vous choisissez librement le niveau de signature adapté à chaque document : avancée pour les contrats courants, qualifiée pour les actes à forte valeur juridique. Les certificats qualifiés sont gérés de façon centralisée par le prestataire externe, accessibles à tout moment sans réauthentification. Chaque document signé est automatiquement sauvegardé dans l’archive DocuWare, conformément aux réglementations en vigueur, avec une piste d’audit complète.
Pour en savoir plus sur l’ensemble des avantages de la GED, consultez notre guide complet.
Ce que DocuWare apporte en plus : l’archivage automatique des documents signés
Utiliser une plateforme de signature électronique seule présente une limite majeure : le document signé reste hébergé sur la plateforme, déconnecté de vos processus internes. Vous devez vous connecter à DocuSign ou Validated ID pour le retrouver, sans lien avec votre GED ni vos workflows métiers.
Avec DocuWare, dès que la signature est effectuée, le service de signature récupère automatiquement le document signé auprès du prestataire et l’enregistre dans votre armoire documentaire DocuWare. Il est indexé avec ses métadonnées : date, heure, identité du signataire, type de signature. Retrouver un contrat, un accord ou un bon de commande signé devient une affaire de quelques secondes, sans dépendre des plateformes de signature électronique.
Conclusion
La signature électronique, intégrée à la gestion électronique de documents (GED) DocuWare, offre une solution sécurisée et légale pour valider vos documents numériques. Elle simplifie les transactions à distance en leur conférant la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. En collaborant avec des prestataires de confiance comme Validated ID et DocuSign, DocuWare garantit l’authenticité et l’intégrité de vos échanges. L’intégration de la signature électronique avec DocuWare rend vos processus plus fluides, améliore la productivité, et assure un archivage sécurisé des documents. Adoptez cette solution pour une gestion documentaire moderne et fiable.
Pour completer votre lecture :
FAQ
Quels sont les 4 types de signatures électroniques ?
Il existe quatre principales catégories de signatures électroniques :
- Signature Électronique Simple (SES) : Cette forme basique permet d’apposer un nom ou un symbole sur un document de manière numérique. Elle ne comporte pas de vérification d’identité ou de garantie de l’intégrité du document.
- Signature Électronique Avancée (SEA) : Plus sécurisée, la SEA nécessite un dispositif spécifique appartenant au signataire pour son identification et la protection du document contre les altérations.
- Signature Électronique Qualifiée (SEQ) : Reprenant les caractéristiques de la SEA, cette signature s’appuie sur un certificat qualifié délivré par un prestataire reconnu, assurant ainsi le niveau le plus élevé de sécurité et de validité juridique.
- Signature Électronique Graphique ou Manuscrite (SEG) : Elle implique la reproduction de la signature manuelle sur un support numérique, utilisable seule ou avec une SEA ou SEQ pour augmenter son authenticité.
Comment se fait la signature électronique ?
La signature électronique transforme le processus traditionnel de signature en un procédé entièrement numérique. L’étape initiale consiste à s’authentifier via un certificat sélectionné pour signer le document. Ensuite, le signataire applique sa signature, soit en dessinant le tracé soit en cliquant sur une option dédiée. Une fois signé, le document est crypté, ce qui solidifie le lien entre la signature et l’identité du signataire.
Comment faire une signature électronique qualifiée ?
Pour mettre en place une signature électronique qualifiée, suivez ces étapes :
- Obtenez un certificat électronique qualifié, attestant votre identité. Ce certificat est émis par une autorité de certification agréée suite à une vérification en personne.
- Utilisez un dispositif de création de signature électronique qualifié (QSCD) conçu pour sécuriser et garantir le contrôle du signataire sur sa signature.
