Logiciel GED Vins & spiritueux : tracez et sécurisez tous vos documents
Contrats, factures, DAE, certificats, fiches techniques : dans un secteur réglementé et saisonnier, vos documents se dispersent entre les services, les sites et les marques. DIMO Démat centralise, sécurise et automatise votre gestion documentaire avec un logiciel adapté à votre métier.
Pourquoi les maisons de vins et spiritueux doivent digitaliser leurs documents ?
Un secteur très réglementé
DAE, accises, certificats, documents douaniers : la conformité exige une traçabilité sans faille et un archivage à valeur probante.
Une activité saisonnière
Vendanges, campagnes, salons : les pics d’activité saturent les équipes administratives quand le volume documentaire explose.
Des organisations multi-sites
Multi société, domaines, sites, appellation, produits, pays, langues etc… L’information se disperse, sans vue d’ensemble.
Du vignoble à l'expédition,DocuWare fluidifie vos documents
Aujourd'hui, en papier
- La création des fiches client et fournisseur repose sur une collecte d'informations manuelle, avec ressaisies et risques d'erreurs lors de l'intégration dans l'ERP
- Les contrats (clients, fournisseurs, sous-traitants, viticulteurs, BIVB en Bourgogne...) sont éparpillés, impossibles à retrouver vite, et leurs échéances passent sans alerte
- Les factures fournisseurs se saisissent et se valident à la main
- Lors d'un contrôle, DAE, accises et certificats se cherchent dans plusieurs classeurs
- Chaque site et chaque appellation ou domaine gère ses documents dans son coin
- Relier une commande, un bon de livraison et une facture à ses documents associés prend du temps
Demain, avec DocuWare
- Les fiches client et fournisseur sont créées à partir d'informations collectées et validées via un circuit dédié, puis transmises automatiquement à l'ERP, sans ressaisie
- Tous les contrats sont centralisés, structurés et accessibles en quelques secondes, avec suivi des échéances et alertes automatiques
- Les factures fournisseurs sont collectées, rapprochées et validées automatiquement
- DAE, accises et certificats sont centralisés et sortent à la demande pour un contrôle
- Multi-sites et multi-appellations réunis, avec des règles de validation par entité
- Commande, livraison, facture et documents associés sont liés automatiquement entre eux
Les fonctionnalités clés de la GED DocuWarepour les vins et spiritueux
Une plateforme unique pour centraliser, tracer et automatiser l’ensemble de vos documents transport.
Tampons numériques et validation
Validez étiquettes, fiches techniques et contrats directement dans la GED, avec signature électronique et circuits d’approbation.
Extraction automatique des données
L’OCR et l’IA lisent vos factures et documents, extraient les données clés et suppriment les ressaisies.
Alertes et suivi des échéances
Rappels automatiques sur les échéances de contrats et d’engagements, annotations partagées entre services.
Archivage légal sécurisé
Conservation à valeur probante, conformité RGPD et fiscale, gestion centralisée des DAE, accises et documents douaniers.
Workflows et process personnalisés
Circuits adaptés à vos métiers : fiches techniques, commandes salon, appels d’offres, validation de factures.
Visionneuse multi-format intégrée
Consultez PDF, images, fichiers Excel et fiches de production sans quitter la GED, depuis n’importe quel poste.
Un lot,tous ses documents en un clic
Dans les vins et spiritueux, chaque vente engage une preuve. DocuWare relie automatiquement tous les documents d’un même lot, pour répondre à un client, un service export ou un contrôle des douanes sans rien chercher.
Commande
Bon de livraison
Facture
Certificat & DAE
Quels documents dématérialiserdans les vins et spiritueux ?
DocuWare ne remplace pas votre ERP viticole ni les plateformes douanières : il centralise, relie et archive à valeur probante tous vos documents pour les retrouver instantanément, en cas de contrôle comme au quotidien.
Réglementaire & douanier
Commercial & contrats
Produit & qualité
Comptabilité
Les bénéfices de la dématérialisation pourvotre maison vin & spiritueux
DAE, registre de cave, accises et certificats sortent en quelques secondes. La concordance entre stocks déclarés et justificatifs n’est plus une source de stress lors d’un contrôle douanier.
Chaque expédition part avec sa liasse complète, facture, certificat d’origine et document d’accompagnement reliés au bon lot. Vos clients à l’international reçoivent les bons documents, du premier coup.
Contrats viticulteurs, accords de distribution : tout est centralisé et accessible immédiatement, avec alerte avant chaque échéance.
Fini la course au bon à tirer par mail : les étiquettes et fiches techniques se valident dans la GED, avec tampons numériques, circuits d’approbation et traçabilité des versions.
Tous les cas d’usage et bénéfices détaillés, à partager en interne
Pourquoi choisir DIMO Dématpour votre projet GED vins et spiritueux ?
Des grandes maisons de Bourgogne et de Champagne nous confient déjà leur gestion documentaire. Nous adaptons DocuWare à la réalité de votre métier, pas l’inverse.
Contrats interprofessionnels, documents d’accises, certificats, fiches techniques : nous parlons le langage de vos équipes ADV, export et comptables, et nous savons où se jouent vos enjeux de conformité.
Intégrateur certifié DocuWare, DIMO Démat a accompagné plus de 200 entreprises avec une méthodologie éprouvée, gage d’une mise en œuvre fiable et performante.
Nous configurons DocuWare selon vos circuits de validation, vos sites et vos marques, sans paramétrage générique. Chaque maison a ses processus, votre GED les respecte.
De l’analyse de vos besoins jusqu’à la mise en production, nos experts métiers, fonctionnels et techniques pilotent votre projet et restent à vos côtés dans la durée.
Ils ont dématérialisé leursdocuments avec DocuWare
“Avec DocuWare, nous avons gagné un temps précieux dans la gestion documentaire. La recherche et le traitement des factures fournisseurs, mais surtout des contrats BIVB, sont devenus bien plus efficaces. En Bourgogne, chaque transaction avec un viticulteur ou une entreprise nécessite un contrat : aujourd’hui, tout est centralisé, structuré et facilement accessible.”
Jamila Saudrais Responsable projet, Maison Louis Jadot
Nos ressources
Découvrez la GED dédiée à votre secteur
Une plaquette pour découvrir en détail les avantages clés de la GED dans le secteur des vins et spiritueux.
Comprendre les enjeux et le fonctionnement
Notre guide complet sur la dématérialisation dans les vins et spiritueux : enjeux, documents concernés et bonnes pratiques.
FAQ – GED vins et spiritueux
Qu'est-ce qu'une GED pour les vins et spiritueux ?
C'est un logiciel qui centralise, classe et sécurise tous les documents d'une maison de vins et spiritueux : contrats viticulteurs, factures, documents réglementaires, certificats et fiches techniques. Il automatise leur traitement et garantit leur traçabilité, dans le respect des obligations d'archivage à valeur probante.
Une GED gère-t-elle les documents réglementaires comme les DAE et les accises ?
DocuWare ne remplace pas les plateformes douanières, mais il centralise et archive vos DAE, documents d'accises, DRM et certificats, et les relie à vos autres pièces. Lors d'un contrôle, vous retrouvez chaque justificatif en quelques secondes, avec une traçabilité complète.
Peut-on relier une facture à son certificat et à son lot ?
Oui. DocuWare relie automatiquement les documents d'un même lot : commande, bon de livraison, facture, certificat. Une recherche par code lot ou référence fait remonter toute la liasse, ce qui est précieux pour l'export et les contrôles.
La GED s'adapte-t-elle à une organisation multi-sites ou multi-marques ?
Oui. DocuWare gère les entités multi-SIREN avec des règles de validation propres à chaque site ou marque, tout en offrant une vision consolidée. Chaque service accède aux documents qui le concernent.
Combien coûte un projet de GED pour une maison de vins et spiritueux ?
Le coût dépend de votre périmètre : volumes documentaires, nombre d'utilisateurs, processus à automatiser et intégrations. DIMO Démat cadre votre besoin lors d'un échange, puis vous remet une proposition adaptée. Le plus simple est d'en parler à un expert pour une estimation.
DIMO Démat, intégrateur certifié DocuWare, accompagne les maisons de vins et spiritueux dans la digitalisation de leurs flux documentaires : contrats viticulteurs, factures, documents réglementaires, certificats et fiches techniques.
De l’analyse de vos processus à la mise en production, nous adaptons la solution à votre organisation et à vos outils pour centraliser, sécuriser et automatiser votre gestion documentaire.
