Le module DocuWare IDP: automatisez le traitement de vos documents grâce à l'IA
DocuWare IDP lit, comprend, classe et extrait les données de vos documents automatiquement grâce à l’IA, même les manuscrits, même les scans abîmés, même les formats non structurés. Zéro ressaisie. Zéro intervention manuelle sur les cas standards.
80%
des données d’entreprise
sont non structurées
67%
de réduction des erreurs
95 - 97%
de précision en
classification et extraction
Le traitement manuel des documentscoûte plus cher qu'il n'y paraît
Saisie répétitive, erreurs de classement, informations dispersées dans plusieurs outils. Dans la plupart des entreprises, une part importante des données circule encore sous forme non structurée sans IA pour la capturer et l’organiser correctement. Le module IDP de DocuWare s’attaque directement à ce point de friction.
Ce que le module IDP change,concrètement, selon votre métier
Une réception non rapprochée ou une facture fournisseur qui traîne, ce n’est pas un problème de bonne volonté, c’est un problème de flux, qui n’attend jamais que quelqu’un s’en occupe.
• Avec l’IA, IDP lit les bons de livraison dès leur arrivée et rapproche automatiquement la réception avec la commande, sans ressaisie. Il fait de même sur les factures fournisseurs : lecture, classement et acheminement vers le bon interlocuteur ou directement vers l’ERP. Ce qui prenait des semaines d’allers-retours entre équipes se règle en quelques jours, et les remises fournisseurs cessent de filer faute de réactivité.
Une commande client saisie à la main, c’est une ligne de plus qui peut se tromper de quantité, de référence ou de prix, et un client qui s’en aperçoit avant vous.
• IDP lit les commandes clients dès leur réception, en extrait les lignes de détail grâce à l’IA et les rapproche automatiquement des données déjà présentes dans votre système. Les documents douaniers suivent la même logique : capturés, classés et rattachés au bon dossier, sans tri manuel. Vos équipes ADV passent moins de temps à vérifier des saisies, et plus de temps sur la relation client.
La clôture mensuelle est rarement compliquée sur le fond ; elle est lente parce qu’il faut rapprocher des relevés bancaires éparpillés et recouper des écarts à la main.
• En automatisant cette capture et ce rapprochement par l’IA, l’IDP fait gagner plusieurs jours sur chaque clôture, la phase où personne n’apporte de valeur en tapant des chiffres. Ce qui reste aux équipes financières, c’est l’analyse, pas la saisie.
Un nouveau collaborateur dont le dossier traîne (contrat non signé, mutuelle pas déclarée, paie en attente) ne juge pas l’entreprise sur l’intention, mais sur la lenteur.
• L’IDP fait remonter automatiquement chaque document vers le bon dossier RH et la paie dès sa réception, sans tri manuel. L’onboarding administratif se règle en quelques jours, pas en plusieurs semaines.
Les fonctionnalités de DocuWare IDP
DocuWare IDP intègre l’IA pour reconnaître et lire les textes imprimés comme les écritures manuscrites, même sur Zdes documents de mauvaise qualité ou abîmés. Les données sont extraites automatiquement, sans ressaisie, quelle que soit la condition du document entrant.
• Lecture et extraction des données sur des factures numérisées, même dégradées
• Capture des champs renseignés à la main sur des formulaires ou des bons de livraison
• Extraction des informations clés sur des contrats, commandes et documents commerciaux
Le module détecte, sépare et recadre automatiquement les documents au sein d’un lot, avant même que le traitement ne commence. Chaque document arrive propre et normalisé dans le circuit, sans intervention manuelle.
• Découpage automatique des lots de scans en documents individuels
• Recadrage et normalisation des formats quelle que soit la source du document
• Occultation des données sensibles pour un traitement conforme au RGPD
Chaque document est identifié et orienté automatiquement vers le bon workflow dès sa réception, facture, bon de commande, contrat, dossier RH. L’information arrive là où elle doit être, sans tri manuel.
• Orientation automatique des documents juridiques vers les circuits de validation appropriés
• Classement des dossiers RH (contrats, évaluations, documents d’intégration) sans intervention
• Routage des documents logistiques vers les équipes concernées dès réception
Les données clés (montants, dates, références, lignes de détail, champs métier) sont identifiées et extraites automatiquement, puis transférées directement vers votre ERP, votre SIRH ou votre outil comptable, sans ressaisie. DocuWare IDP propose deux modes d’extraction complémentaires : le mode classique, entraîné sur vos propres documents pour un contrôle total et des résultats prévisibles, et l’extraction nouvelle génération qui s’appuie sur l’IA générative pour produire des résultats sans phase d’entraînement préalable, avec un démarrage plus rapide sur des nouveaux types de documents.
• Extraction des données de facturation et des lignes de détail pour alimentation directe de l’ERP
• Capture des clauses essentielles, échéances et métadonnées des contrats fournisseurs
• Récupération des données de temps de travail, y compris les saisies manuscrites sur feuilles de temps
Définition des éléments clés de l'IDP
Une automatisation qui reste sous contrôle
DocuWare IDP traite vos documents en arrière-plan, mais vos équipes gardent la main sur ce qui compte. Les cas ambigus ou les exceptions sont signalés pour validation humaine avant d’être intégrés au workflow : l’IA propose, vos équipes décident. Les modèles s’affinent au fil du temps à partir de ces corrections, ce qui améliore la précision sans jamais retirer le contrôle à ceux qui connaissent le métier.
Les documents traités sont protégés par un chiffrement avancé et des contrôles d’accès stricts. Chaque opération est tracée dans un journal d’audit consultable, ce qui facilite vos contrôles internes et simplifie la vie de vos équipes au moment des audits externes.
DocuWare Aura, l’assistant IA qui prend le relais une fois vos documents traités
IDP automatise la capture et l’extraction en amont. DocuWare Aura, l’assistant IA conversationnel de DocuWare, intervient ensuite sur les documents déjà archivés. Vos équipes peuvent l’interroger pour rechercher une information précise, comparer plusieurs documents entre eux ou synthétiser un dossier complet, sans naviguer entre les classeurs. C’est une IA intégrée et cloisonnée à votre environnement et à vos droits d’accès : Aura ne répond qu’à partir des documents que vous êtes autorisé à consulter, réservée aux clients DocuWare Cloud et chaque réponse reste traçable jusqu’au document source.
Deux IA, deux moments du cycle documentaire : IDP structure et automatise à l'entrée, Aura facilite la consultation une fois l'information rangée.
Vos données, votre modèle
Chaque entreprise a ses propres formats, ses propres flux, ses propres contraintes. Le module IDP de DocuWare s’y adapte grâce à trois approches de modélisation.
Modèle préconstruit (Pre-Built)
Opérationnel dès le premier jour. Les modèles préconfigurés couvrent les documents les plus courants en entreprise et ne nécessitent aucun paramétrage lourd pour démarrer.
Modèle affiné (Fine-Tune)
Vos documents ont des spécificités que les modèles standards ne couvrent pas parfaitement ? Partez d’un modèle existant et ajustez-le sur vos propres données pour gagner en précision sans repartir de zéro.
Modèle sur mesure (Build Your Own)
Votre contexte est unique. Construisez et entraînez un modèle entièrement dédié à vos documents. L’IA apprend de vos flux réels et s’améliore en continu au fil des traitements.
Créez votre modèle IDP en 4 étapes
DocuWare IDP s'intègreà votre système d'information
DocuWare IDP s’adapte à votre environnement existant, qu’il soit cloud, on-premise ou hybride. Pas besoin de tout reconstruire : le module se connecte à vos outils en place.
Avec votre GED DocuWare
Le module s’intègre nativement à DocuWare Cloud comme à DocuWare On-Premise. Il se déclenche directement à la capture des documents ou dans vos workflows existants, sans rupture de flux ni paramétrage complexe.
Sans GED DocuWare
DocuWare IDP fonctionne également en solution autonome. Via API ou via la plateforme d’intégration make.com, connectez le module à n’importe quelle application métier : ERP, SIRH, logiciel comptable, TMS.
Cloud ou On-Premise, le choix vous appartient
Les fonctions IDP sont hébergées en cloud mais s’intègrent de manière transparente aux systèmes installés localement. Vos données restent dans votre périmètre, conformément à vos exigences réglementaires et sécuritaires.
Nos ressources sur IDP
Guide traitement intelligent des documents (IDP)
Libérez le plein potentiel de votre entreprise : grâce à l’IA et au machine learning, le traitement IDP automatise les tâches les plus chronophages.
Plaquette IDP DocuWare passez à la vitesse supérieure
Téléchargez la plaquette et découvrez comment l’IA fractionne, extrait, lit et classe vos documents automatiquement, quel que soit leur format.
DIMO Dématérialisation, intégrateur certifié DocuWare pour votre module IDP
Premier centre de compétences DocuWare en France et Platinum Partner depuis 2025, DIMO Dématérialisation déploie le module IDP au sein des ETI et grands comptes depuis plus de 17 ans. Une expertise qui ne s’arrête pas à la mise en production.
FAQ IDP DocuWare
Combien de temps prend la mise en place ?
Cela dépend du niveau de modélisation choisi. Un modèle préconstruit sur des documents courants (factures, bons de commande) peut être opérationnel en quelques jours. Un modèle sur mesure entraîné sur vos propres données nécessite un cadrage préalable et quelques semaines de configuration. Nous définissons ensemble le calendrier réaliste dès le premier échange.
Que se passe-t-il si l'IA se trompe ?
Le module ne travaille pas en aveugle. Dès qu'un document présente une ambiguïté ou sort des schémas habituels, il est signalé pour validation humaine avant d'être intégré au workflow. Vos équipes gardent le contrôle sur les exceptions, et chaque correction alimente l'apprentissage du modèle pour éviter que l'erreur se reproduise.
Faut-il former les équipes ?
Le module fonctionne en arrière-plan : vos équipes ne voient pas l'IDP, elles voient simplement des documents déjà triés, classés et indexés qui arrivent dans leurs outils habituels. La courbe d'apprentissage concerne principalement les administrateurs qui configurent les modèles, pas les utilisateurs finaux.
Est-ce compatible avec mon ERP ?
Oui. Le module s'intègre via API à la grande majorité des ERP du marché : SAP, Sage, Cegid, Divalto, Microsoft Dynamics et d'autres. Si votre environnement est spécifique, nous l'évaluons ensemble lors du cadrage initial pour garantir une connexion sans rupture de flux.
