L’utilisation du papier a été d’une grande utilité dans les entreprises et les institutions publiques comme privées depuis de nombreuses années. Elle permettait de conserver des traces des différentes opérations menées, que ce soit pour la comptabilité, la finance, les ressources humaines ou encore la qualité. Ce processus de conservation ou d’archivage tend à changer de visage. Avec l’apparition du digital, du besoin de dématérialisation et face à l’urgence de protéger l’environnement en limitant l’usage du papier, les entreprises sont encouragées à stocker leurs informations sous format numérique. L’archivage à valeur probante se situe dans cette dynamique.
L’archivage à valeur probante : de quoi s’agit-il ?
C’est par un arrêté du 22 mars 2017 que l’archivage à valeur probante a été officiellement introduit et clarifié dans l’hexagone. Ce terme désigne un processus technique grâce auquel l’enregistrement, le stockage ainsi que la restitution des documents électroniques se fait en toute simplicité. Mais, l’archivage à valeur probante ne se limite pas à cela. Il permet surtout de garantir l’intégrité de toutes les informations pendant une période plus ou moins longue. D’où le rajout de « valeur probante ».
Les structures qui s’inscrivent dans la logique de ce type d’archivage ont des documents dématérialisés qui possèdent une valeur légale. Aucun processus supplémentaire n’est demandé pour cela.
Les critères d’un archivage à valeur probante efficace
L’intégrité des documents et l’exhaustivité
L’archivage à valeur probante permet de préserver l’intégrité d’un document électronique. Le processus de numérisation donne la possibilité de conserver toutes les données sur des périodes de temps définies.
Tout doit être fait pour prendre en compte tous les documents. Aucune information ne doit être perdue au cours du processus d’archivage. Un système complet présentant des failles ne peut plus être considéré comme étant à valeur probante.
L’audibilité et la traçabilité
C’est le premier critère et l’un des plus importants d’un système d’archivage à valeur probante. Celui-ci doit être disponible et accessible à une vérification de la part d’un expert extérieur à l’entreprise. Un système qui n’offre pas cette possibilité ne peut être considéré comme étant à valeur probante.
La totalité des modifications apportées aux archives depuis leurs créations doit avoir laissé une trace électronique. Les membres de l’entreprise ainsi que les experts externes ont besoin de pouvoir connaître avec précision la nature, la date ainsi que l’étendue des modifications apportées tout du long de la durée de conservation légale des documents. Cela facilite le processus de restauration si le besoin se présente.
La conservation des documents
Il s’agit de la protection contre la perte des documents. L’archivage à valeur probante exige que les structures mettent en place un plan adéquat de protection des données. Le système de sécurité doit fonctionner en permanence pour éviter les pertes.
Les personnes responsables du système d’archivage n’ont pas autorité à supprimer les informations comme bon leur semble. Elles doivent respecter les délais de conservation légale. Aucun document ne doit être supprimé si ce délai n’est pas arrivé à expiration.
L’identification des acteurs
La mise en œuvre de l’archivage à valeur probante, nécessite la participation de plusieurs acteurs :
- Direction générale : c’est elle qui approuve le projet ;
- Responsable de la gestion des documents : il porte aussi le nom de Record Manager. Il s’assure que les étapes de l’archivage électronique sont respectées ;
- Direction informatique : elle se voit confier les aspects techniques de la numérisation ainsi que la protection des données ;
- Directions opérationnelles : il s’agit de toutes les autres directions concernées ;
- Auditeur : il veille au respect des normes en vigueur.
L’archivage à valeur probante : Une réponse à de nombreux enjeux
Les enjeux liés à l’archivage à valeur probante sont nombreux et de plusieurs ordres :
- Prévention contre les contentieux : ne pas être capable de retrouver un document du fait de sa perte ou se rendre compte qu’un document a été détérioré est l’une des pires choses qui peut arriver à une entreprise dans le cadre d’un contentieux. Avec l’archivage à valeur probante, ce risque est annulé ;
- Sécurité renforcée : comme les documents ne peuvent être modifiés, les parties ont l’assurance que les informations sont vraies ;
- Enjeux réglementaires : d’ici à 2026, les pouvoirs publics ont fait comprendre que la facturation électronique deviendra obligatoire. Optez pour l’archivage à valeur probante, c’est prendre une avance sur le temps ;
- Maîtrise des risques : grâce au numérique, les entreprises peuvent mieux conserver les différents documents comptables, administratifs et légaux. Ces différents documents sont enregistrés dans un cloud sécurisé (avec une technologie de cryptage à jour). Le risque de destruction, de perte ou d’altération est égal à zéro.
- Accessibilité des documents : l’archivage à valeur probante permet de rendre les documents accessibles n’importe quand et n’importe où. Cette souplesse dans la consultation des documents est importante et bénéfique.
L’archivage à valeur probante au cœur de la mise en conformité des entreprises
La mise en conformité des entreprises passe par une gestion efficiente et sécurisée des archives. Grâce à l’archivage à valeur probante, les entreprises peuvent facilement atteindre leurs objectifs sur ce point. Il faut pour cela tenir compte des normes de sécurité relatives aux logiciels type GED et aux exigences qui entourent la gestion des documents financiers.
Sur le premier plan, les normes ISO 9001, ISO 27001 et ISO 27017 figurent parmi les plus connus. Les deux premiers permettent de bénéficier d’un service de qualité excellente tandis que le dernier offre un niveau de protection optimal. Mais, ce n’est pas tout. Les normes CSA, SOC et NIST SP 800–171 permettent d’aller plus loin. Elles donnent l’assurance que les données sont enregistrées en tenant compte des règles de sécurité avancées. Les archives des entreprises sont ainsi placées à l’abri des attaques cybercriminelles.
Les serveurs cloud qui proposent des normes élèves sont en général plus coûteux que les autres. Mais, un investissement conséquent vous met à l’abri des mauvaises surprises.
En ce qui concerne la gestion des documents financiers, la certification NF 203 est celle qui est utilisée en France. Elle couvre tous les aspects de la comptabilité des entreprises. Que ce soit les la demande d’achat (P2P), les ventes ou encore les immobilisations. Cette certification est uniquement délivrée par l’AFNOR Certification et INFOCERT. En Allemagne, c’est la norme GoBD qui est mise à l’honneur et en Suisse, il s’agit de la certification GeBüV/AccO.
DocuWare : l’allié certifié pour l’archivage à valeur probante
DocuWare est un logiciel basé sur le cloud. Il permet aux entreprises d’archiver et de protéger les documents sensibles. Grâce à ce logiciel, la Gestion Électronique des documents (GED) paraît comme la solution indiquée pour une entreprise qui souhaite se lancer dans un processus d’archivage à valeur probante. Le logiciel possède toutes les certifications nécessaires :
| Certification | Description |
| NF 203 | Elle couvre tous les domaines liés à la comptabilité et est valable en France ; |
| NF552 sur le RGPD | Cette certification assure que le logiciel est en accord avec le Règlement Général sur la Protection des Données, règlement (RGPD) ; |
| Kaliopi | Elle est également valable en France ; |
| GoBD | C’est la certification allemande par excellence ; |
| GeBüV | Valable si vous êtes en Suisse ; Agencia Tributaria : elle répond aux exigences de l’administration fiscale espagnole ; |
|
SOC 2, Type 2 |
Elle est utilisée outre-atlantique ; e-ARS 2019/SW 021 : cette certification est utile en Slovénie ; |
| SÄHKE2 | El s’agit de la certification acceptée en Finlande. |
Chez DocuWare, tous les clients ont à disposition un coffre-fort numérique. L’accès du document est strictement réservé aux personnes habilitées.
En France, Déclare présente déjà de nombreuses références clients où l’enjeu principal se situait sur la question de l’archivage des documents. L’entreprise ALSACHIM qui rencontrait quelques difficultés à assurer la sécurité et la traçabilité de ces documents, a complètement abandonné le papier et s’est alignée sur les normes réglementaires.
Le leader de la location des voitures longue durée aux Antilles, la CGFF s’est aussi servi de DocuWare pour traiter plus efficacement ces factures et d’autres documents.
Pour la PME Bati-confort, DocuWare a été la solution de GED pour le secteur immobilier toute trouvée pour réaliser la signature électronique des documents et améliorer le processus d’archivage.
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