La gestion électronique de documents est un enjeu majeur pour améliorer l’efficacité et la productivité des entreprises. Cependant, il existe une multitude de GED sur le marché, et leur mise en place est parfois complexe. Il est donc judicieux de faire appel à un intégrateur GED. Ce dernier peut vous conseiller sur la solution qui correspond le plus à votre contexte et à vos besoins de gestion documentaire. Son accompagnement est un atout pour que le logiciel s’adapte pleinement aux processus de votre entreprise.
Définition d’un intégrateur GED
Un intégrateur GED est chargé de la mise en œuvre et le déploiement technique et fonctionnelle de votre logiciel GED. Il part de vos besoins spécifiques pour vous conseiller sur le type de logiciel le plus adapté à votre activité. Spécialiste de la gestion documentaire, il doit mener un état des lieux pour connaître vos besoins précis. Un bon intégrateur fera son audit sur place et s’entretiendra avec les équipes pour mieux cerner les processus métiers.
Par la suite, en se basant sur un cahier des charges GED, l’intégrateur :
- Fait des préconisations techniques ;
- Assure le déploiement du logiciel ;
- Réalise les personnalisations nécessaires pour s’adapter aux activités du client ;
- Intègre la solution logicielle dans le SI avec l’ensemble des applications métiers utilisées ;
- Gère la maintenance de la GED ;
- Forme les collaborateurs à son utilisation ;
- Accompagne l’entreprise en assurant l’évolutivité du logiciel si c’est nécessaire.
Les métiers de l’intégration GED ?
L’intégrateur GED renvoie à différents métiers
- Administrateur de la solution GED : il assure le maintien opérationnel du progiciel (implémentation, paramétrage, veille et maintenance).
- Consultant GED : il intervient lors de la mise en place de la solution de dématérialisation. Il conseille le client sur les processus métiers et leur optimisation ainsi que sur l’intégration, le déploiement et la formation.
- Chef de projet GED : il est chargé de planifier, de mettre en œuvre et d’assurer le suivi des projets GED.
- Technicien support GED : il travaille sur le support technique et la maintenance du logiciel.
- Formateur GED : il est chargé des différentes actions de formation auprès des clients.
Les avantages pour une entreprise d’être accompagnée par un intégrateur GED
Faire appel à un intégrateur GED permet une mise en place plus efficace de la solution logicielle. En effet, celle-ci doit être parfaitement paramétrée pour être utilisée de manière optimale. L’intégration d’un système GED sans consultation préalable et sans recueil des besoins de l’entreprise peut être une mauvaise expérience. L’expertise d’un intégrateur vous permet de choisir le bon outil, de l’intégrer dans votre SI et de le faire évoluer selon les impératifs de votre activité.
Une bonne gestion des flux documentaires n’est possible qu’avec une évaluation de la quantité de documents entrants et de leur provenance. La solution sera ainsi parfaitement dimensionnée et les bons workflows mis en place. De plus, l’intégrateur GED offre un accompagnement pour l’appropriation de la solution par les utilisateurs. Cela permet que ces derniers soient à l’aise avec le logiciel et en fassent une bonne utilisation.
Votre intégrateur se charge de tous les aspects de la mise en place à la maintenance de la solution GED. Finalement, ce choix permet de réduire les coûts qui y sont liés.
La démarche à suivre pour choisir un intégrateur GED
Comment choisir votre intégrateur logiciel ?
- Évaluez les besoins de l’entreprise et les fonctionnalités nécessaires. Il est indispensable de faire le point sur les différents types de documents, leur volumétrie, leur nature (documents papiers, types de fichier de format différents et leurs sources). Il est aussi important de déterminer quelles sont vos nécessités en termes de dématérialisation et d’optimisation des processus métiers.
- Étudiez les solutions et les intégrateurs GED présents sur le marché : comparez les différents logiciels pour connaître leurs principales fonctionnalités.
- Analysez leurs offres et comparez-les : trouvez les meilleurs intégrateurs du marché pour la solution choisie.
- Prenez en compte les références clients et les expertises des intégrateurs : lisez soigneusement les témoignages clients ou les études de cas pour faire votre choix.
Les caractéristiques de DIMO Démat en tant qu’intégrateur
DIMO Démat est un expert en dématérialisation. Tournée vers la satisfaction client, l’entreprise mise sur une véritable rencontre avec vos équipes pour aller au cœur de votre activité et de votre projet.
Depuis 2015, l’intégrateur GED Dimo Démat a noué un partenariat avec la solution DocuWare. Son expertise a d’ailleurs été récompensée avec les Customer Service Champion et Diamond Club Member depuis 2018. Ce sont plus de 70 clients qui ont été équipés avec DocuWare, et plus de 150 projets qui ont été menés par les experts de DIMO Démat.
L’entreprise qui a fait de la proximité et de l’écoute l’un des ses points forts, choisit d’apporter un accompagnement dès le démarrage et au-delà du projet. Ainsi, DIMO Démat peut vous accompagner pour :
- La mise en place d’une charte projet GED. Il s’agit de l’analyse sur mesure de votre futur projet avec des ateliers d’immersion et une écoute attentive de vos besoins. Elle permet de trouver quelle est la solution adaptée à votre entreprise en anticipant de possibles changements et évolutions. Cette charte débouche sur des livrables clairs pour vous aider dans la mise en place du logiciel.
- Le déploiement et l’intégration de DocuWare à vos autres outils pour une gestion de documents facilitée.
- Un support client qui peut prendre la main en toute sécurité sur vos environnements et garantir le maintien opérationnel du logiciel.
- La tierce maintenance applicative, ou TMA. Dans le cadre de l’amélioration continue et d’efficacité opérationnelle, DIMO Démat vous propose une garantie de faire vivre et évoluer votre solution.
Les références clients de DIMO Démat
DIMO Démat intégrateur DocuWare peut proposer, selon les spécificités de votre entreprise, une GED transverse ou une GED spécialisée. Aussi, les solutions mises en place pour leurs clients sont diverses. Voici différents cas clients.
Chubb Delta
Avec l’entreprise Chubb Delta, un réseau d’expertise en sécurité électronique, c’est une GED transverse qui a été déployée. Le client souhaite une base solide qui peut être évolutive et intégrer différents services de l’entreprise petit à petit.
Au départ, il y a une volonté de centraliser les documents et de créer des automatisations. En plus d’une armoire client, de la dématérialisation des factures fournisseurs et de l’e-signature, l’entreprise prévoit la mise en place d’une base de données techniques.
Quels avantages Chubb Delta a-t-il retirés de cette intégration DocuWare par Dimo Démat ?
- Une GED intuitive et adaptée à tous les outils de l’entreprise ;
- Un gain de productivité et de temps ainsi que de contrôle interne, car les processus papier peu fiables ont été remplacés ;
- Un gain financier en éliminant le recours au papier ;
- Une grande visibilité sur les documents qui sont retrouvés facilement.
Beuchat
Beuchat est une entreprise qui vend des articles de pêche, de snorkeling, de plongée et crée des produits de sport nautique. L’objectif zéro papier de l’entreprise s’est mué en un vaste projet GED. En fait, la recherche d’une solution logicielle est apparue rapidement, mais sans connaissance sur son déploiement et son utilisation. C’est là que Dimo Démat a été force de proposition. L’audit réalisé a fait émerger toutes les demandes de dématérialisation de l’entreprise.
Les avantages pour Beuchat :
- L’audit a permis de faire un état des lieux efficace et de réécrire certains processus d’entreprise qui ont gagné en efficacité ;
- L’outil DocuWare a été parfaitement adapté aux processus très spécifiques de Beuchat ;
- Les services sont mieux structurés de même que les process de validation.
France Air
L’entreprise France Air traite plus de 150 000 bons de commande par jour. Pourtant, avant d’utiliser la GED, ce flux n’avait aucune traçabilité et était découpé en diverses tâches chronophages. Ces bons arrivant par mail et fax, ils étaient pour la plupart imprimés. De plus, les plus de 40 000 factures fournisseurs arrivaient régulièrement par courrier et mail.
Quels ont été les bénéfices de la GED pour France Air ?
- Un process de capture des bons de commande associé à un workflow pour en effectuer le traitement ;
- Ce processus de traitement de commande a été créé et intégré à l’outil GED ce qui a permis la traçabilité des documents ;
- Il n’y a plus de factures fournisseurs papier ;
- Un gain de temps important sur le traitement des factures ;
- Une mise en place de la GED fluide et rapide grâce aux conseils de l’intégrateur Dimo Démat.
Conclusion
Faire appel à un intégrateur GED est un choix judicieux pour les entreprises qui souhaitent optimiser leur gestion électronique de documents. La sélection d’un bon intégrateur et de la solution GED la plus adaptée peut être un processus délicat. Outre le fait qu’il existe de nombreuses solutions de gestion documentaire, le déploiement et l’utilisation du logiciel peuvent paraître complexes.
Un projet de GED réussi est celui qui répond à tous les besoins de l’entreprise en termes de gestion documentaire et d’optimisation des processus métiers. Il est donc essentiel de se tourner vers un spécialiste comme DIMO Démat intégrateur DocuWare qui est force de proposition et de conseils avisés. Leur expertise riche et leurs témoignages clients solides dans ce domaine font d’eux une référence incontournable pour la mise en place d’une solution GED efficace
Pour en savoir plus, découvrez notre article : choisir son logiciel GED : le guide complet
