Dans l’industrie automobile, une gestion documentaire optimisée est devenue un atout considérable pour les concessions qui souhaitent augmenter leur productivité et répondre aux exigences croissantes du marché. Que vous soyez garagiste, concessionnaire ou loueur de véhicules, vous avez l’autorisation de réaliser les démarches d’immatriculation et de délivrer la carte grise pour vos clients. Cependant, la législation sur l’archivage des certificats d’immatriculation impose une gestion rigoureuse de ces documents. Le choix d’un logiciel de gestion électronique de documents (GED) particulièrement DocuWare, répond parfaitement à vos besoins.
Elle vous permet de dématérialiser, stocker, gérer et organiser facilement tous vos documents comme les démarches d’immatriculation, de carte grise, factures, contrats, dossiers de garantie et fiches tout en garantissant le respect des obligations légales de conservation.
Ainsi l’organisation et l’interconnexion des postes de travail sont facilités, et un accès digitalisé aux documents essentiels est disponible.
La gestion documentaire dans l’industrie automobile : un défi de taille
L’industrie automobile fait face à des défis spécifiques liés à la gestion documentaire, notamment :
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Défi |
Problème |
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Coût élevé de gestion papier |
Les dépenses liées à l’impression, le stockage et la gestion manuelle des documents |
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Risque de perte et de détérioration |
Les documents papier sont vulnérables aux pertes, dégâts physiques (incendies, inondations) |
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Inefficacité des processus manuels |
Le classement et la recherche manuelle des documents retardent les opérations et augmentent les erreurs |
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Attentes clients en évolution |
Les consommateurs s’attendent à une digitalisation des services pour plus de rapidité et de fluidité |
Le transfert de documents papier est chronophage et coûteux. Une vente automobile génère souvent une pile de papiers d’1,5 cm. L’automatisation des dossiers avec des checklists numériques permet de garantir des informations complètes et précises, tout en accélérant les transactions.
Les équipes peuvent manquer d’informations lorsque les dossiers sont incomplets et la recherche des documents pour répondre aux demandes de l’ANTS entraîne souvent des retards.
Il faut également s’adapter aux nouveaux comportements d’achat, le e e-commerce a changé les habitudes des acheteurs. La plupart de vos clients ont déjà fait des recherches en ligne avant de venir, certains préférant même acheter directement sur internet. Offrez-leur une expérience d’achat fluide et agréable.
Pourquoi une GED est essentielle pour les concessions automobiles ?
L’intégration d’une GED comme DocuWare en entreprise apporte de nombreux avantages, notamment dans le secteur de l’automobile, en offrant une solution digitalisée et centralisée pour la gestion des documents. Comment une GED peut-elle améliorer la gestion des documents dans une concession automobile ?
Réduction des coûts de gestion documentaire
La ged un véritable atout pour les concessions automobiles, qui gèrent un volume important de documents papier (contrats de vente, ordres de réparation, garanties, etc.), peuvent considérablement diminuer leurs dépenses grâce à la GED.
- Par exemple, un garage, qui consacre souvent un espace non négligeable au stockage d’archives physiques, peut redéployer cette surface pour des activités à plus forte valeur ajoutée, comme l’entretien ou l’exposition de véhicules supplémentaires. En numérisant ces archives, les concessions évitent aussi les coûts associés à l’achat de fournitures (papiers, imprimantes) et au temps passé à rechercher des documents, ce qui améliore leur rentabilité globale.
Amélioration de la sécurité documentaire
Dans l’automobile, la gestion de documents sensibles, comme les historiques de maintenance, les factures de réparation ou les certificats de garantie, est cruciale pour le bon fonctionnement des opérations et la conformité réglementaire. La GED sécurise et centralise ces informations et de les sécuriser contre les pertes accidentelles ou les détériorations.
- Par exemple : Une concession automobile qui a subi des dégâts matériels à la suite d’une inondation a pu, grâce à la GED, préserver l’ensemble de ses documents numériques, évitant ainsi une perte d’information critique. Sans ce système, les documents papier auraient été irrémédiablement endommagés, entraînant des conséquences coûteuses pour la gestion des garanties et des paiements clients.
Optimisation des processus financiers et de gestion des stocks
Dans un environnement où la gestion des pièces détachées et des factures fournisseurs est complexe, la GED permet d’automatiser et de rationaliser les flux financiers. Les documents liés à l’approvisionnement en pièces mécaniques ou aux services externalisés peuvent être intégrés directement dans le système, facilitant les rapprochements comptables et minimisant les erreurs humaines.
- Par exemple : Un concessionnaire qui devait manuellement valider chaque facture de fournisseur peut désormais automatiser ce processus grâce à la GED. Les factures sont numérisées et envoyées directement dans le système comptable. Cela permet de payer les fournisseurs plus rapidement, d’obtenir des remises pour paiements anticipés et d’éviter des pénalités de retard.
Amélioration de la satisfaction client grâce à une gestion fluide des ordres de réparation
Dans l’automobile, la gestion de documents sensibles, comme les historiques de maintenance, les factures de réparation ou les certificats de garantie, est important pour le bon fonctionnement des opérations et la conformité réglementaire. La GED permet de centraliser ces informations et de les sécuriser contre les pertes accidentelles ou les détériorations.
- Par exemple : Lorsqu’un client amène son véhicule pour une réparation sous garantie, un conseiller service peut instantanément accéder à l’historique d’entretien et aux détails de la garantie. Le traitement de la demande est plus rapide et le client n’a pas à attendre que des documents soient recherchés manuellement. Cela améliore l’expérience client et la satisfaction globale.
Facilitation de la gestion des garanties et conformité légale
Dans le secteur automobile, la gestion des garanties sur les véhicules et les pièces détachées est souvent complexe et nécessite un suivi rigoureux. La GED simplifie ce processus en dématérialisant les documents, automatisant la traçabilité des garanties, permettant ainsi de garantir que les réparations couvertes sont traitées rapidement et conformément aux accords. De plus, la numérisation des documents contribue à une meilleure conformité aux exigences légales et fiscales du secteur, en assurant une conservation sécurisée et automatisée des documents pendant la durée légale imposée.
- Par exemple : Une concession automobile utilise la GED pour automatiser le suivi des garanties. Lorsqu’un client demande une réparation sous garantie, le personnel accède instantanément aux informations nécessaires, validant la couverture et accélérant le traitement. Cela assure un respect des obligations légales tout en facilitant la gestion des garanties et la conformité fiscale.
Renforcement de la collaboration interservices
Dans une concession automobile, différents départements, tels que les services commerciaux, après-vente et financiers, doivent collaborer efficacement pour assurer un service fluide. La GED permet une meilleure collaboration et coordination en centralisant les informations dans un système unique.
- Par exemple, un conseiller commercial peut rapidement consulter les informations de garantie ou de financement d’un véhicule avant de finaliser une vente, tandis qu’un technicien peut accéder aux historiques d’entretien pour préparer une réparation. Ce partage d’informations fluidifie les processus internes et réduit les erreurs, garantissant une meilleure qualité de service.
Pourquoi choisir DIMO Software et DocuWare pour la gestion documentaire de votre concession automobile ?
DocuWare se positionne comme une solution incontournable pour optimiser les processus administratifs des concessions automobiles. Grâce à sa fiabilité et ses performances éprouvées, elle est largement adoptée dans le secteur pour la gestion des ventes, des ateliers d’entretien, et des rapports financiers. Avec plus de 100 entreprises automobiles en France qui l’ont déjà choisie, DocuWare s’impose comme un véritable levier d’efficacité.
Parmi les atouts de DocuWare particulièrement pertinents pour le secteur automobile, figurent son formulaire électronique pour la collecte structurée d’informations, la signature électronique pour valider rapidement les documents, ainsi que son coffre-fort numérique assurant un archivage sécurisé et conforme aux normes en vigueur
En 2023/2024, DocuWare a été reconnue comme la meilleure solution GED par Datamaster Lab, notamment grâce à des fonctionnalités comme la signature électronique, qui permet de valider rapidement les documents tout en garantissant leur sécurité et conformité. Cette distinction confirme sa capacité à répondre aux besoins évolutifs du secteur automobiles.
Chez DIMO Software nos équipes vous propose une mise en œuvre fluide et modulaire, parfaitement adaptée aux exigences spécifiques de votre concession. Que ce soit via le cloud ou sur site, DocuWare s’intègre facilement dans vos systèmes existants, garantissant une flexibilité et une adaptabilité à la croissance de votre entreprise.
En savoir plus sur : l’intégration d’une solution de GED
En choisissant DocuWare avec DIMO Software, les entreprises automobiles bénéficient d’une solution évolutive et performante avec une équipe consulting qualifiée experte qui vous assurant une transition numérique efficace.
L’intégration GED-SAP : un levier stratégique pour les concessions automobiles
Dans le secteur des garages automobiles, le logiciel SAP est un outil incontournable pour les concessions. Utilisé pour gérer efficacement les opérations financières, la logistique, et la relation client, SAP, avec des solutions telles que SAP S/4HANA ou SAP Business One, permet aux concessionnaires de centraliser et d’optimiser leurs processus. Cependant, pour améliorer encore davantage l’efficacité opérationnelle, l’intégration de DocuWare, un système de Gestion Électronique des Documents (GED), avec SAP s’avère une solution stratégique.
L’association de DocuWare à SAP permet une automatisation complète des fonctions opérationnelles et administratives, allant de la gestion des commandes fournisseurs à la facturation et la gestion des bons de livraison. Cette intégration assure un transfert fluide des données entre les deux systèmes, éliminant les erreurs manuelles, accélérant les processus de validation et garantissant une gestion centralisée et sécurisée des documents clés. Ainsi en automatisant les tâches comme la facturation et la gestion des flux financiers, les concessionnaires peuvent améliorer leur réactivité, piloter efficacement leurs flux de trésorerie et avoir une vue consolidée de leurs activités.
Cas pratique : Autopolis optimise la gestion de ses factures avec DocuWare
Le groupe Autopolis, basé au Luxembourg, est un concessionnaire automobile multimarques opérant sur quatre sites, avec 320 employés. Face à la gestion chronophage de 40 000 factures annuelles, Autopolis cherchait à digitaliser ses processus pour améliorer l’efficacité de ses équipes comptables et managers.
Solution : le groupe Autopolis a choisi la solution DocuWare pour la puissance de ses workflows et son interfaçage avec son ERP Sage 100. Ce système a permis de fluidifier le traitement des factures et d’accélérer leur validation grâce à des workflows automatisés et des droits d’accès sécurisés. En quelques mois, des gains de productivité ont été constatés, les factures étant désormais archivées et consultées facilement dans une armoire numérique sécurisée.
Résultats :
- Accélération de la validation des factures : 3500 factures mensuelles sont désormais traitées plus rapidement, ce qui a libéré du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- Amélioration de la satisfaction client : Grâce à la fonctionnalité DocuWare Forms, Autopolis gère les non-conformités internes et externes, permettant de centraliser les retours clients et d’apporter des réponses rapides aux problèmes d’approvisionnement ou de livraison.
Bénéfices : DocuWare a transformé la gestion documentaire d’Autopolis, renforçant à la fois la productivité interne et la satisfaction client, tout en assurant la sécurité et l’accessibilité des documents.
En résumé Docuware et DIMO c’est ?
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Atouts |
Description |
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Renforcement du service clients |
Fournir un service rapide et pratique, répondant aux attentes des clients modernes. |
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Accélération des processus financiers |
Accélérer les opérations financières et d’assurance avec les formulaires et signatures électroniques. |
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Partage d’informations facilité |
Faciliter le partage d’informations entre services via des workflows numériques. |
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Automatisation des processus |
Automatiser toutes les étapes des ordres de réparation, du rendez-vous au paiement. |
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Amélioration du suivi des paiements |
Optimiser le suivi des paiements et le service après-vente (SAV). |
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Sécurisation des informations |
Sécuriser les données clients et automatiser les calendriers de conservation pour éviter les amendes. |
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Recherche rapide et efficace |
Rechercher instantanément des dossiers complets par nom de client, numéro d’identification du véhicule, etc. |
La GED peut s’intégrer dans d’autres secteurs :
