Dans un contexte de transformation numérique accélérée, les entreprises cherchent à optimiser la gestion de leurs documents pour gagner en efficacité, réduire les coûts et sécuriser l’information. La gestion électronique des documents (GED) répond à ces enjeux en permettant de numériser, organiser, rechercher et partager les documents de manière centralisée.
L’intégration de l’intelligence artificielle (IA) dans un logiciel GED va encore plus loin : elle automatise les tâches répétitives, améliore la qualité des données, accélère les processus métiers et renforce la conformité. Grâce à l’IA, la GED devient plus intelligente, plus rapide et plus adaptée aux besoins des entreprises modernes.
Dans cet article, nous allons découvrir les résultats attendus de l’utilisation de l’IA dans une GED, à travers ses apports concrets, ses cas d’usage et les défis à anticiper pour une mise en œuvre réussie.
Qu’est-ce qu’une GED ?
Une GED (Gestion Électronique de Document) est un système permettant de centraliser, organiser, stocker, rechercher et partager des documents numériques. Elle facilite la dématérialisation, améliore l’efficacité des équipes, renforce la sécurité des données et garantit la traçabilité des informations. La GED est utilisée pour gérer des documents comme les factures, contrats ou dossiers RH, tout en assurant conformité et collaboration. Quels résultats attendre de l’utilisation de l’IA dans la GED ?
IA et la GED une technologie pour optimiser la gestion des documents
Classification intelligente des documents
La classification intelligente d’un logiciel de GED automatise l’attribution des documents à des catégories prédéfinies en se basant sur leur contenu, format, langue ou domaine. Cela améliore l’efficacité de l’organisation, du stockage et de la récupération des documents. Par exemple, un système de GED peut classer factures, contrats et rapports grâce à des algorithmes d’IA qui distinguent précisément les différentes catégories.
La reconnaissance optique de caractères OCR pour récupérer les données
Afin de rendre la recherche de documents plus efficace au sein des systèmes de GED, celle-ci s’appuie sur des technologies telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR). Cette combinaison technologique explique pourquoi il est désormais possible de saisir, classer et structurer le contenu textuel de documents numérisés, offrant ainsi des résultats de recherche pertinents et expéditifs. Par exemple, un logiciel GED peut reconnaître et indexer le texte d’un document numérisé, le rendant ainsi la recherche de celui-ci plus facile en s’appuyant sur les intentions de recherche de l’utilisateur et le contexte du document. L’IA peut améliorer la technologie déjà en place de reconnaissance optique de caractères (OCR), offrant ainsi des perspectives d’évolution prometteuses pour rendre la recherche de documents plus efficace.
L’intelligence artificielle pour la reconnaissance intelligente de caractères (ICR)
Intelligent Character Recognition (ICR), ou reconnaissance intelligente de caractères, est une technologie dérivée de l’OCR qui intègre l’intelligence artificielle pour identifier des écritures manuscrites ou des typographies complexes. Contrairement à l’OCR traditionnel, limité aux textes imprimés, l’ICR s’adapte à une grande variété de styles d’écriture, offrant une reconnaissance plus précise des contenus manuscrits.
Particulièrement utile pour les entreprises, cette technologie joue un rôle clé dans le traitement de documents administratifs tels que les formulaires manuscrits. Intégrée aux solutions de GED, elle permet de convertir ces documents en données structurées et exploitables, facilitant ainsi leur intégration dans les bases de données et leur analyse par les outils métiers.
Extraction automatisée de données
Cette fonctionnalité permet d’identifier et extraire automatiquement des informations essentielles, des concepts, des noms propres dans les documents, ce qui permet d’enrichir le contenu et de faciliter leur exploitation. Ainsi, un système de GED peut détecter et extraire dates, montants, signatures ou clauses de factures et contrats en employant des algorithmes d’IA spécialisés dans l’analyse de contenu et de structure.
L’analyse sémantique au service de la gestion documentaire automatisée
L’analyse sémantique repose sur le traitement du langage naturel (NLP) pour interpréter le contenu des documents numériques et les classer de manière intelligente. Intégrée à une solution de GED, elle permet d’organiser automatiquement les fichiers selon leur sens et leur contexte.
Grâce à l’intelligence artificielle, des informations clés peuvent être extraites et les documents regroupés de façon pertinente. Combinée à l’ICR, elle permet aussi d’exploiter les documents manuscrits en facilitant leur classement, leur indexation et leur recherche.
IA et GED pour automatisation des processus documentaires grâce au machine learning
Grâce à l’intelligence artificielle (IA), l’efficacité, la qualité et la conformité des systèmes de gestion électronique de documents (GED) peuvent être améliorées.
Automatisation des workflows
Un workflow représente une série d’étapes décrivant le parcours d’un document, depuis sa création jusqu’à sa destruction. Ces étapes peuvent inclure la validation, la signature, la diffusion et l’archivage d’un document tel qu’un contrat.
L’IA facilite l’automatisation de ces workflows en accomplissant les actions requises à chaque étape, réduisant ainsi la nécessité d’intervention humaine. Des logiciels de gestion électronique de documents (GED), par exemple, utilisent des algorithmes d’IA pour automatiser le processus de création, de vérification, de signature électronique, et d’envoi de contrats. L’automatisation des workflows diminue les délais et les coûts, tout en réduisant les erreurs et les risques associés aux processus documentaires.
Détection et correction des anomalies
Les anomalies désignent toute divergence par rapport à la norme attendue, comme une facture incorrecte, un document absent, un workflow interrompu, ou un acte frauduleux. Grâce à des techniques d’apprentissage automatique, l’IA apprend à identifier les schémas normaux et anormaux dans les données, permettant ainsi la détection et la correction d’anomalies.
À titre d’exemple, un logiciel de GED peut surveiller les flux de travail et intervenir en cas d’anomalies, en s’appuyant sur des algorithmes d’IA. Cette capacité à repérer et rectifier les écarts améliore considérablement la qualité, la sécurité et la conformité des données.
L’IA et GED, au service de la conformité et de la sécurité
Respect des réglementations grâce à l’IA
La gestion des documents électroniques implique de se conformer à de nombreuses réglementations qui dépendent de la localisation géographique, du secteur d’activité et du type de document. Parmi les avancées, à titre d’exemple, la signature électronique intégrée avec les logiciels de GED, a permis de respecter un certain nombre de règles de conformité. Ainsi l’IA automatise la vérification et enrichit la relation client en assurant une interaction rapide et conforme.
À titre d’exemple, un logiciel de gestion électronique de documents (GED) pourra potentiellement à l’avenir assurer la conformité des documents avec les normes légales, authentifier les signatures électroniques, surveiller les périodes de conservation et notifier en cas de manquement. Se conformer aux réglementations aide à éviter amendes, litiges et érosion de la confiance.
Amélioration de la sécurité des données
Les documents électroniques peuvent être perdus, volés, corrompus, falsifiés ou divulgués sans autorisation, ce qui menace l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données. Un logiciel de GED force la sécurité des données avec des méthodes de cryptage, de détection, de prévention et de gestion des incidents.
Pour illustrer, un logiciel de GED peut chiffrer les données sensibles, repérer les tentatives d’effraction, empêcher les divulgations de données et répondre aux incidents de sécurité. Améliorer la sécurité des données maintient leur valeur, qualité et réputation.
Apprentissage autosupervisé et IA évolutive : une nouvelle approche
L’apprentissage autosupervisé permet à l’IA de classer automatiquement des documents avec peu de données étiquetées, réduisant le temps d’annotation manuelle. Dans une GED, cela facilite la catégorisation automatique de contenus tels que factures, devis ou contrats, envoyés par exemple par un fournisseur.
Cette automatisation permet aux services (RH, finance, juridique, etc.) d’accéder rapidement à des informations pertinentes, améliorant l’organisation et la productivité. L’IA apprend en continu, s’adaptant aux nouvelles typologies documentaires.
Enfin, la qualité des données reste essentielle : des données mal préparées peuvent fausser les résultats. Une IA bien entraînée renforce l’efficacité, la sécurité et la prise de décision, tout en facilitant l’accès aux documents grâce à des suggestions intelligentes.
La GED DocuWare et son module IDP qui intègre l’IA
DocuWare enrichit sa solution de gestion électronique des documents (GED) avec un module de traitement intelligent des documents (IDP) basé sur l’intelligence artificielle. Cette évolution marque un tournant dans la façon dont les entreprises gèrent, trient et exploitent leurs documents au quotidien.
Grâce à l’intégration de la technologie de natif.ai, le module IDP de DocuWare permet d’automatiser des tâches complexes comme l’extraction de données, la lecture manuscrite (HTR), la séparation automatique de documents scannés ou encore la classification intelligente selon le contenu.
Cette automatisation intelligente améliore considérablement la productivité : les documents (factures, devis, bons de commande, contrats…) sont traités plus rapidement, avec moins d’erreurs et sans intervention manuelle répétitive. Les équipes gagnent du temps et peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
En intégrant l’IA directement dans sa GED, DocuWare propose une solution agile, évolutive et adaptée aux besoins actuels des entreprises, en facilitant la gestion de grands volumes de documents tout en réduisant les coûts et les délais de traitement.
Quels sont les principaux défis de l’intégration de l’IA dans la GED ?
L’intégration de l’intelligence artificielle (IA) dans une GED (Gestion Électronique des Documents) apporte de nombreux bénéfices, mais pose aussi plusieurs défis.
- Qualité des données : les documents doivent être correctement structurés pour permettre une exploitation efficace par l’IA.
- Sécurité et confidentialité : l’IA doit garantir le respect du RGPD et la protection des données sensibles (contrats, dossiers RH, factures…).
- Interopérabilité : l’IA doit s’adapter aux systèmes GED existants, parfois anciens, sans perturber les processus métier en place.
- Fiabilité des analyses : l’IA doit éviter les erreurs d’interprétation, notamment dans des contextes critiques (juridique, financier…).
- Adhésion des utilisateurs : la réussite repose sur l’acceptation par les équipes et une appropriation fluide des nouveaux outils.
Ainsi, il est important de se faire accompagner pour une intégration maîtrisée, sécurisée et adaptée aux besoins de l’entreprise.
L’Importance de l’accompagnement au-delà du progiciel
Pour une transformation complète, les entreprises doivent se faire accompagner par un expert neutre et reconnu en gestion documentaire. Chaque projet de GED étant unique, il nécessite une analyse spécifique pour définir les priorités, intégrer le SI existant, assurer l’interopérabilité et optimiser le ROI et l’adoption par les collaborateurs. Découvrez les étape, conseils et subtilités pour votre projet. Les technologies de rupture comme l’automatisation et l’IA générative transforment les processus d’entreprise, rendant insuffisante l’utilisation seule d’un progiciel de GED.
Un bilan de la situation est nécessaire
Un consultant évaluera les méthodes utilisées de l’entreprise en termes de capture, d’indexation, de stockage et de mise à disposition des documents, en tenant compte des risques de sécurité, de fiabilité (norme NF544) et de gestion des accès (RGPD). Il mettra en évidence les avantages de la centralisation, de l’accès via un point d’entrée unique, de la collaboration accrue, de l’automatisation des tâches, de l’amélioration de l’expérience utilisateur et de l’archivage long terme dans un SAE (système d’archivage électronique). Cela permettra à l’entreprise d’obtenir une évaluation précise de sa situation actuelle.
L’Accompagnement Post-Installation
L’accompagnement ne doit pas se limiter à l’installation de la solution. Un service de consulting continu est essentiel pour anticiper et répondre aux besoins évolutifs liés à l’intégration de la GED, y compris ceux de l’IA. L’IA offre des capacités avancées, comme la reconnaissance automatique de documents, l’extraction intelligente de données et l’optimisation des flux de travail. Pour exploiter pleinement ces capacités, une stratégie proactive est nécessaire.
Les experts en consulting peuvent aider à identifier les futurs besoins en matière d’IA et à planifier leur intégration progressive. Ils assureront une veille technologique, ajusteront les systèmes en fonction des évolutions et formeront les équipes à l’utilisation des nouvelles fonctionnalités qui évolue de la solution. Ce soutien continu permet de maximiser les bénéfices de l’IA tout en minimisant les perturbations opérationnelles.
Veille et Adaptation Continues
La gestion documentaire évoluant constamment, une veille continue est essentielle pour adapter les systèmes et usages. Avec un accompagnement adéquat, les entreprises seront guidées vers la plateforme la mieux adaptée à leurs besoins et objectifs, augmentant ainsi leur performance globale tout en respectant les contraintes documentaires telles que la valeur probatoire, la durée de conservation légale et le règlement eIDAS.
Conclusion
L’intégration de l’intelligence artificielle (IA) dans les systèmes de gestion électronique de documents (GED) offre des avantages significatifs en termes d’efficacité, de productivité et de sécurité. Cependant, pour tirer pleinement parti de ces bénéfices, il est crucial de comprendre les principes de l’IA et de savoir les appliquer correctement dans ce domaine. L’IA permet aux entreprises d’améliorer leur gestion documentaire, de réduire les coûts opérationnels et de libérer les ressources humaines des tâches répétitives, tout en respectant les normes de sécurité et de confidentialité des données.
De plus, un service de consulting continu après l’installation de la solution est essentiel pour anticiper les besoins futurs, adapter les systèmes en fonction des évolutions technologiques et garantir une utilisation optimale des nouvelles technologies. L’intégration de l’IA dans un logiciel GED un avantage pour les entreprises souhaitant rester compétitives dans un environnement de plus en plus numérique.
