La Piste d’Audit Fiable (PAF) assure la traçabilité des traitements et la conformité des processus. Elle est essentielle pour valider le droit à déduction de la TVA et prévenir les risques de fraude. L’authenticité et la lisibilité des documents sont garanties par le certificat RGS **.
La mise en place, à l’horizon 2026 et pour toutes les entreprises, de la facturation électronique aura pour objectif d’assurer une pleine fiabilité et intégrité dans le processus de facturation. En attendant, toutes les entreprises, du moins celles qui recourent, encore, à la facturation papier ou sous format électronique non sécurisé, doivent s’assurer que toutes les règles liées à la facturation sont respectées.
Toutefois, une question se pose : la relation entre la facturation électronique et la PAF. La facturation électronique rend-elle la PAF obsolète, ou au contraire, vient-elle renforcer cette place de la piste audit dans les contrôles ?
LA Piste d’Audit Fiable, c’est quoi ?
Définition de la Piste d’audit fiable
La piste d’audit fiable (PAF) c’est la documentation, de chacune des étapes du processus, qu’elles soient automatiques ou manuelles. Ainsi, les contrôles automatiques (tel que le contrôle des doublons) doivent être documentés dans la PAF appliqués au processus de facturation, de l’émission à la conservation des factures.
Son objectif est d’intervenir tout au long du cycle de vie de la facture afin d’assurer la fiabilité du processus et de démontrer, en cas de contrôle, que chaque étape de traitement a respecté les procédures établies. Cela permet de justifier le droit à déduction de la TVA et de prévenir les fraudes. La Piste d’Audit Fiable doit être cohérente, exhaustive et facilement accessible.
Caractéristiques
Une piste d’audit fiable doit :
- Être continue et couvrir tout le cycle de facturation, incluant la commande, la livraison, la prestation, l’émission et la réception des factures, ainsi que leur contrôle, enregistrement comptable, conservation et validation. (Si un litige est mis en œuvre lors de la validation de la facture, il doit apparaitre dans la PAF.)
- Être documentée par des procédures écrites, des schémas, des tableaux de bord, et autres, qui doivent être datés, signés et conservés.
- Être permanente, mise en œuvre de façon systématique et adaptée aux changements de situation.
Obligations
Toutes les entreprises émettant ou recevant des factures papier ou adoptant le processus de facturation électronique non sécurisées doivent établir une Piste d’Audit Fiable. Elles doivent donc instaurer des contrôles internes adéquats pour garantir la fiabilité de leurs factures électroniques et être en mesure de les présenter lors d’un contrôle fiscal.
Objectifs de la piste d’audit fiable
La piste d’audit fiable vise à :
- Améliorer le contrôle interne en optimisant la gestion des informations et des flux financiers, réduisant ainsi erreurs, anomalies, retards, litiges, coûts et risques.
- Sécuriser le cycle de facturation et éliminer les tentatives de fraude à la TVA, assurant la traçabilité, la véracité, la conformité et la conservation des factures, et justifiant le droit à déduction de la TVA.
Les sanctions
L’incapacité à présenter une piste d’audit fiable lors d’un examen peut engendrer des conséquences sérieuses telles que des sanctions financières, un redressement fiscal et une érosion de la crédibilité. En l’absence de preuves confirmant l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures, les entreprises risquent :
- Une sanction financière de 15 € pour chaque facture non conforme, plafonnée à 25 % du montant de ladite facture.
- La contestation du droit à déduction de la TVA, entraînant la réclamation de la TVA initialement non déductible et l’application d’intérêts de retard.
- Une diminution de la confiance de la part des clients, fournisseurs, partenaires et institutions financières, qui peuvent douter de la fiabilité du système de facturation de l’entreprise.
Généralisation de la facture électronique dès 2026
La facture électronique, qui permet de transmettre les factures de manière dématérialisée, offre de nombreux avantages aux entreprises, notamment un gain de temps, une réduction des coûts, un respect de l’environnement et une meilleure sécurisation des données. Dans le but de promouvoir l’usage de la facture électronique et de combattre la fraude à la TVA, le gouvernement a décidé de la rendre obligatoire pour toutes les transactions entre entités assujetties à la TVA en France dès 2026.
Calendrier de cette nouvelle réglementation de loi de finance
Conformément à l’article 91 de la loi de finances pour 2024, voici le calendrier d’adoption d’emission de la facturation électronique par les entreprises :
- 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire, soit celles réalisant un chiffre d’affaires supérieur à 250 millions d’euros ou comptant plus de 250 salariés.
- 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises ainsi que les microentreprises, soit celles réalisant un chiffre d’affaires inférieur à 250 millions d’euros ou comptant moins de 250 salariés.
Les entreprises devront envoyer leurs factures électroniques via un portail unique mis en place, qui collectera les données des transactions, vérifiera la conformité des factures et les acheminera vers les destinataires. Cette obligation s’appliquera tant aux factures émises. L’obligation de réception des factures électroniques est déjà en vigueur pour toutes les entreprises.
Les entreprises pourront faire appel à des opérateurs de dématérialisation connecté au portail public ou à des plateformes de dématérialisation homologués
Avantages de la Facture électronique
Passer des factures papier au format électronique améliore la gestion, l’archivage et la traçabilité, ce qui est bénéfique pour la PAF et facilite les audits. La traçabilité est renforcée avec le suivi de chaque facture, de sa création à son archivage. Les données sont protégées par des mesures de sécurité telles que le cryptage et les signatures électroniques. La conformité aux normes légales et fiscales est automatiquement assurée, intégrant rapidement les changements réglementaires. La conservation numérique garantit l’accessibilité et la lisibilité des factures pour la durée requise par la loi, simplifiant leur récupération lors des contrôles fiscaux.
Au-delà du changement de format, c’est véritablement le passage à la facturation électronique qui améliore la PAF. Plus besoin de documenter manuellement la gestion de la réception jusqu’à l’entrée dans le système de dématérialisation, la PAF est désormais automatisée de bout en bout.
La généralisation de la facturation électronique, la fin de la Piste d’Audit Fiable (PAF) ?
Même avec la généralisation de la facturation électronique, les entreprises doivent maintenir une Piste d’Audit Fiable (PAF) pour toutes les factures, c’est une obligation, de sa réception, rejet, approbations litiges, comptabilisation etc… Le passage au numérique (EDI, XML) n’annule pas cette exigence, étant donné que la majorité des messages EDI ne répondent pas aux normes fiscales. Pour être fiscalement conforme et respecter la réglementation de la PAF, un message EDI doit inclure :
- Une liste récapitulative comprenant les détails de la facture, l’identification de l’émetteur et la version du logiciel utilisé.
- Un fichier des partenaires avec les informations de contact et les dates de dématérialisation.
La facture électronique : un atout majeur pour la piste d’audit fiable
La facture électronique représente bien plus qu’une simple exigence légale ; elle est également un atout considérable pour le renforcement de la Piste d’Audit Fiable (PAF) dans le processus de facturation. Sa capacité à automatiser et à dématérialiser les flux de factures rend les contrôles de la PAF plus accessibles et efficaces, établissant ainsi une base solide pour les audits de conformité et de TVA.
Cette innovation technologique favorise la conformité réglementaire et l’efficacité opérationnelle et participe considérablement à l’amélioration de la performance financière.
La facture électronique facilite la mise en place et le suivi de la PAF
La facture électronique simplifie la mise en place et le suivi de la PAF en permettant de :
- Automatiser le processus de facturation, depuis l’émission jusqu’à la réception, en incluant le contrôle, l’enregistrement comptable et la conservation des factures. Elle minimise ainsi les risques d’erreurs, d’anomalies, de retards, de litiges, de pertes ou de falsifications.
- Centraliser les données des transactions grâce à un portail unique ou un opérateur de dématérialisation agréé, améliorant l’accès, la traçabilité, la vérification et l’archivage des factures.
- Standardiser le format des factures en respectant les normes EDI fiscales ou en utilisant une signature électronique qualifiée, ce qui assure l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures.
La facture électronique apporte des bénéfices pour la PAF
La facture électronique offre de multiples avantages pour la PAF :
|
Avantages |
Description |
|
Renforce le contrôle interne |
Optimise la gestion des flux d’informations et financiers, des documents comptables et des justificatifs. Gagne du temps, réduit les coûts, respecte l’environnement, sécurise les données |
|
Sécurise le cycle de facturation |
Élimine les tentatives de fraude à la TVA, assure la traçabilité, la véracité, la conformité et la conservation des factures, justifie le droit à déduction de la TVA |
|
Améliore la performance financière |
Accélère le recouvrement des créances, réduit les délais de paiement, améliore la trésorerie, renforce la relation client-fournisseur. |
Des contrôles réguliers, tels que les contrôles établissant la Piste d’Audit Fiable (CEPAF), sont essentiels pour assurer l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures électroniques. Adopter une solution fiable de facturation électronique est indispensable pour faire face aux défis actuels et futurs de la gestion de la PAF.
Finalement un binôme complémentaire
La Piste d’Audit Fiable (PAF) enrichit la facturation électronique, offrant aux entreprises une opportunité de maximiser les avantages de la dématérialisation des factures fournisseurs et clients Plus qu’un simple outil de conformité, la PAF constitue un élément essentiel pour garantir la transparence financière et renforcer l’efficacité opérationnelle.
Grâce à la PAF, les entreprises peuvent :
- Améliorer leur conformité fiscale et réduire les risques de sanctions grâce à l’accès facilité aux factures électroniques via un portail unique ou des opérateurs spécialisés.
- Optimiser les processus de facturation et de récupération de la TVA, réduisant les coûts et le temps tout en sécurisant les données et en accélérant le recouvrement des créances.
- Renforcer la confiance des partenaires commerciaux et des autorités en garantissant la traçabilité, la véracité, et la conformité des factures, valorisant ainsi l’image de l’entreprise et son engagement envers la qualité.
En adoptant une stratégie proactive pour la mise en œuvre de la Piste d’Audit Fiable, les entreprises ne se contentent pas de répondre aux exigences réglementaires ; elles améliorent également leur gestion financière globale. Cela favorise une stabilité et une croissance durable.
Conclusion
La Piste d’Audit Fiable (PAF) et la dématérialisation des factures sont essentielles pour garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures. Elles ont un rôle dans la justification du droit à déduction de la TVA et offrent une protection efficace contre la fraude.
Avec l’obligation de la facturation électronique pour toutes les transactions entre assujettis à la TVA en France dès 2026, la pertinence de la PAF n’est pas diminuée. Au contraire, cette évolution la renforce et l’améliore en offrant des avantages significatifs en termes de conformité réglementaire, d’efficience opérationnelle et de performance financière. Ainsi, la PAF et la facturation électronique forment un duo indissociable qui contribue à la modernisation et à la sécurisation des entreprises.
Des logiciels de P2P ou de Gestion Électronique des Documents répondent à ces exigences.
Yooz, Basware Tungsten Automation
FAQ
Comment assurer l’authenticité d’une facture électronique ?
Pour garantir l’authenticité d’une facture électronique, deux méthodes principales sont recommandées :
- La signature électronique de niveau qualifié : Elle certifie l’identité de l’émetteur et assure l’intégrité du contenu de la facture grâce à un certificat électronique qualifié, émis par un prestataire de services de confiance agréé. Découvrez la signature électronique avec la GED Docuware.
- La piste d’audit fiable : Cette méthode implique de documenter et conserver toutes les informations liées à la création, l’envoi, la réception et le traitement de la facture, permettant ainsi de vérifier son origine et son contenu à tout moment.
Comment mettre en place une piste d’audit fiable ?
Pour établir une piste d’audit fiable, suivez ces cinq étapes :
- Cartographier les flux de facturation en identifiant sources, destinataires, formats et supports.
- Associer les flux aux obligations réglementaires, en vérifiant la validité, la conservation et le contrôle des factures.
- Documenter tous les contrôles de sécurité, y compris les procédures, responsabilités, outils et preuves de contrôle.
- Évaluer la solidité des contrôles face aux exigences fiscales, en analysant les risques et les actions correctives nécessaires.
- Rédiger et tenir à jour la documentation résumant les éléments de la piste d’audit.
Qui est concerné par la piste d’audit fiable ?
Toutes les entreprises émettant ou recevant des factures, qu’elles soient au format papier ou électronique non sécurisé (sans signature électronique qualifiée ou sans EDI), sont concernées. Ces entreprises doivent maintenir des contrôles internes documentés et permanents pour assurer l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité de leurs factures.
Comment vérifier la conformité d’une facture ?
Pour s’assurer de la conformité d’une facture, vérifiez les éléments suivants :
- Présence de toutes les mentions obligatoires (nom de l’entrepreneur, dénomination sociale avec n° SIREN et code NAF, numéro RCS ou RM, adresse du siège social).
- Correspondance avec le bon de commande et le bon de livraison.
- Authenticité et absence de duplication.
- Respect des règles comptables et fiscales.
