La digitalisation des entreprises s’accompagne forcément de nouveaux défis en matière de sécurité des données et documents. Les cyberattaques se multiplient, et les violations de données coûtent des millions aux entreprises. En réponse à cette menace croissante, la gestion électronique des documents (GED) s’impose comme une solution clé pour organiser le stockage, la dématérialisation, le classement et la récupération des documents numériques au sein d’une entreprise.
Cette approche offre de nombreux avantages, notamment la réduction des coûts, l’accélération des processus, l’amélioration de la collaboration interne, et surtout, la conformité réglementaire. Face à ces défis, comment pouvez-vous assurer la protection et la gestion efficace de vos données numériques à travers votre système de ged ?
Les enjeux de la sécurité des données dans la GED
Importance de la sécurité des données et de vos documents numériques d’entreprise
Dans un environnement numérique de plus en plus complexe, les données et documents numériques d’une entreprise sont devenus des actifs critiques, essentiels à son bon fonctionnement. Ces documents renferment des informations sensibles, telles que des données personnelles, des contrats, des plans stratégiques, des secrets commerciaux, des relevés financiers, ou encore des rapports de conformité. Chacune de ces données possède une valeur légale, financière et stratégique considérable pour les entreprises.
Les menaces auxquelles sont exposées ces données sont multiples, allant des cyberattaques ciblées, telles que les ransomwares, à la simple erreur humaine. La mise en danger de ces informations sensibles peut entraîner des pénalités réglementaires sévères, notamment en vertu du RGPD ou d’autres réglementations internationales sur la protection des données.
- Par exemple, dans le secteur des ressources humaines, la GED (Gestion Électronique des Documents) permet non seulement de faciliter la gestion des documents des employés, mais également d’assurer leur protection, en réduisant les risques de violations de la confidentialité des dossiers du personnel.
La sécurisation de ces informations et documents est d’autant plus importante que leur perte ou leur détournement peut avoir des conséquences désastreuses pour une entreprise : des litiges juridiques coûteux, des pertes financières directes, et des dommages réputationnels importants, pouvant affecter durablement la confiance des clients, partenaires et investisseurs.
D’après le rapport *IBM et Ponemon Institute de 2024, le coût moyen d’une violation de données a atteint 4,5 millions de dollars, ce qui démontre l’urgence d’adopter des solutions de GED robustes et bien sécurisées pour protéger efficacement les documents électroniques.
Par ailleurs, il est important de souligner que la GED ne se limite pas à un simple outil de stockage de documents. Elle devient un élément clé de la gestion des risques liés à la sécurité des informations, offrant une solution intégrée qui assure la protection tout au long du cycle de vie des données – depuis leur création, jusqu’à leur archivage, en passant par leur transfert et leur traitement.
*IBM and Ponemon Institute, Cost of a Data Breach Report 2024, p. 5).
Menaces courantes affectant les documents numériques de votre entreprise
Les documents numériques d’une entreprise sont exposés à des risques internes et externes pouvant compromettre leur intégrité, confidentialité et disponibilité. Ces menaces peuvent entraîner des sanctions réglementaires, des interruptions de service ou des pertes financières. Anticiper ces dangers est essentiel pour mettre en place des solutions GED adaptées à la protection des informations sensibles.
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Cyberattaques
Les cyberattaques, comme les ransomwares, bloquent l’accès aux données et documents et paralysent l’entreprise, tandis que le phishing vise à obtenir des informations sensibles en trompant les employés. Les virus et malwares corrompent les systèmes, entraînant des pertes ou des altérations de données et documents? -
Négligence des utilisateurs
Les erreurs humaines, telles que la suppression accidentelle de documents, l’utilisation de mots de passe faibles ou l’envoi non sécurisé de fichiers, sont des causes fréquentes de violations au sein d’une entreprise Une gestion stricte des accès dans un système de GED est indispensable pour limiter ces risques. -
Dysfonctionnements informatiques
Les pannes matérielles ou les erreurs réseau peuvent rendre les données inaccessibles ou corrompues. Un système GED robuste, avec des sauvegardes et des plans de continuité d’activité, permet de mitiger ces risques en entreprise.
Réglementations et conformité en matière de données
- Le RGPD (Règlement général sur la protection des données) : Cette législation européenne s’impose à toute entreprise traitant les données à caractère personnel des résidents de l’UE, en leur imposant de mettre en œuvre des mesures de sécurité adéquates, de désigner un responsable à la protection des données et de signaler toute violation de données ou documents aux autorités compétentes et aux sujets affectés.
- La loi Informatique et Libertés : Ce texte français, en complément au RGPD, régit le traitement des données personnelles en France, en imposant des principes de légitimité, de transparence, de proportionnalité, de finalité, de durée de conservation et de minimisation des données recueillies.
- La norme ISO 27001 : Ce standard international établit des critères pour la conception d’un système de gestion de la sécurité de l’information, en aidant les sociétés à détecter les risques pour la sécurité de l’information, à instaurer des contrôles préventifs, détectifs et correctifs, et à perfectionner continuellement leur sécurité.
Ces réglementations ne doivent pas être perçues simplement comme des contraintes administratives. Ce sont des outils pour structurer votre approche de gestion et protection des données ! Dans l’écosystème numérique actuel, les adopter représente un avantage concurrentiel fort et améliore votre image de marque auprès de vos clients.
Fonctionnalités clés d’un logiciel de GED pour une sécurité optimale
- Chiffrement des données et gestion des accès : le chiffrement des données dans un système de GED est indispensable pour protéger les informations sensibles, que ce soit en local, dans le cloud, ou en transit. Les protocoles comme HTTPS et SSL/TLS garantissent l’authentification des utilisateurs et créent un tunnel sécurisé, empêchant les attaques de type « man-in-the-middle ». Une gestion stricte des accès est aussi cruciale. Un bon système GED permet de définir les actions autorisées (consultation, modification, suppression) selon le rôle des utilisateurs. L’authentification forte, via des mots de passe complexes, des codes PIN, des données biométriques ou des cartes à puce, renforce la sécurité des documents.
- Traçabilité et audit : un système GED doit enregistrer toutes les actions (création, modification, suppression) avec des horodatages et l’identité des utilisateurs, garantissant une traçabilité complète. Les fonctionnalités d’audit permettent d’évaluer régulièrement la conformité et d’identifier des axes d’amélioration pour la sécurisation des données.
- Protection contre la perte de données, les sauvegardes automatiques et la mise en place d’un plan de continuité d’activité (PCA) sont essentiels pour prévenir les pertes de données dues à des cyberattaques ou des incidents techniques. Ces sauvegardes, souvent réalisées dans le cloud, permettent une restauration rapide des données et documents critiques et assurent la résilience de l’entreprise.
Meilleures pratiques pour renforcer la sécurité de votre solution GED
Formation des utilisateurs et sensibilisation à la sécurité
Une des composantes majeures de la sécurité des données et documents dans un système de gestion électronique des documents (GED) repose sur la sensibilisation des utilisateurs et leur formation. Même si votre système GED dispose des meilleures fonctionnalités en termes de protection des données, les risques humains demeurent. La négligence ou la méconnaissance des bonnes pratiques peut entraîner des violations de sécurité. D’après le rapport 2024 de Verizon, 68 % des violations de sécurité impliquent un facteur humain (Source : Verizon, 2024 Data Breach Investigations Report, p. 12).
Pour pallier ces risques, il est essentiel de former les utilisateurs à l’utilisation correcte de votre solution GED. Cette formation doit couvrir :
- Création de mots de passe sécurisés,
- Éviter d’ouvrir des pièces jointes douteuses,
- Confidentialité des documents,
La sensibilisation ne doit pas être ponctuelle, mais continue. Des campagnes régulières via des affiches informatives, des bulletins d’information, ou des séminaires en ligne permettent de maintenir un haut niveau de vigilance parmi les utilisateurs. Des simulations de phishing peuvent également être organisées pour tester et renforcer les compétences des employés face aux menaces.
Mise en œuvre de politiques de sécurité documentaires
En parallèle de la formation, il est essentiel de mettre en place des politiques de sécurité documentaires bien définies pour renforcer la protection de vos documents et données dans votre solution de GED. Une politique de sécurité documentaire doit inclure des règles claires sur la gestion des documents, leur accès, leur conservation et leur destruction.
Voici quelques principes à suivre pour une gestion sécurisée des documents GED :
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Classification des documents : Les documents doivent être classifiés selon leur niveau de sensibilité. Les documents critiques comme les informations personnelles, les documents financiers ou les données commerciales sensibles doivent bénéficier d’un niveau de protection renforcé.
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Règles de rétention : Il est essentiel de définir des règles précises pour la rétention des documents, en fonction des obligations légales ou des politiques internes. Les documents obsolètes doivent être archivés ou supprimés de manière sécurisée pour minimiser le risque d’exposition de données inutiles.
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Archivage des documents : L’archivage sécurisé est une composante cruciale pour la gestion des données dans une solution ged . En assurant un archivage électronique sécurisé et chiffré, vous minimisez les risques d’accès non autorisé ou de perte d’informations.
Une politique de sécurité documentaire efficace doit évoluer en fonction des nouvelles menaces et des changements dans le cadre réglementaire.
Choisir une solution de GED fiable et reconnue pour sa robustesse sécuritaire
Le choix d’une solution ged doit garantir la protection optimale des données et documents d’entreprise. Il est essentiel de sélectionner un fournisseur respectant les normes de sécurité les plus strictes, telles qu’ISO 27001 ou SOC 2, et offrant des preuves solides en matière de sécurisation des documents et données.
Les critères à prendre en compte pour choisir votre ged sont :
- Certifications de sécurité : Assurez-vous que le fournisseur de ged détient des certifications reconnues garantissant des pratiques conformes aux standards de sécurité.
- Chiffrement des données : Vérifiez que le fournisseur de ged propose des solutions de cryptage robustes pour les données et documents stockées et en transit.
- Sauvegarde et reprise après incident : Des sauvegardes régulières et des protocoles de reprise sont indispensables, en particulier en cas de cyberattaque ou de panne.
- Mises à jour de sécurité : Le fournisseur de ged doit proposer des mises à jour régulières pour se protéger des nouvelles menaces.
- Transparence et suivi : Un fournisseur fiable de ged doit fournir des rapports détaillés sur la protection des données et la gestion des incidents.
La fiabilité du fournisseur est indispensable pour garantir la confidentialité et la sécurité des données tout au long du cycle de vie des documents.
Intégration de solutions de sécurité complémentaires
SI vous souhaitez encore plus de sécurité, utilisez en complémentarité de votre solution de GED des antivirus, pare-feu, VPN et des systèmes de reconnaissance biométrique. L’ajout de technologies de reconnaissance optique de caractères (ROC) peut également être avantageux, permettant la conversion de documents numériques scannés en textes modifiables pour une meilleure indexation, conformité, recherche et sécurisation de vos données et documents.
La solution de GED DocuWare
Pour une sécurité optimale et une intégration réussie, la GED DocuWare se distingue comme une solution stratégique. Avec son chiffrement avancé, une gestion précise des accès utilisateurs, et ses nombreuses fonctionnalités de suivi et d’audit, DocuWare la solution de GED répond aux exigences les plus élevées en matière de sécurité des données. De plus, l’intégration de la signature électronique renforce la rapidité des processus d’approbation et la sécurité des transactions documentaires. Facile à intégrer à d’autres systèmes et dotée d’une interface intuitive, DocuWare est l’outil idéal pour optimiser la gestion documentaire et des achats tout en assurant une protection maximale de vos informations sensibles.
Conclusion
Dans un monde où la sécurité des données et documents est essentielle, choisir un logiciel de GED sécurisé est crucial pour toute entreprise. Au-delà de l’accès, un bon logiciel protège vos documents grâce au chiffrement, à une gestion stricte des accès, et à la traçabilité des actions. Mais la technologie ne suffit pas : la formation des collaborateurs aux bonnes pratiques reste indispensable.
DocuWare se démarque avec son coffre-fort électronique certifié NF203 et ses options de signature électronique, offrant une protection fiable pour les données sensibles. Investir dans une solution GED sécurisée est désormais un impératif pour assurer une croissance sereine et maîtrisée.
