Avant, il y avait des parapheurs avec des factures papier. Quand vous en avez 200 000 par an et que certaines s’accumulent sans être traitées, l’inconfort est assez important.
— Mathilde Flahou, DAF Groupe Foussier
200 000 factures fournisseurs par an. 90 magasins, 600 commerciaux terrain, 500 millions d’euros de chiffre d’affaires. Pour le Groupe Foussier, ETI familiale basée au Mans et référence dans la distribution de quincaillerie pour les professionnels du bâtiment, ce volume ne laissait pas de place à l’approximation. Pourtant, jusqu’en 2024, 80 % de ces factures étaient traitées entièrement sur papier. La réforme de la facturation électronique a servi de déclencheur, mais l’ambition était plus large : unifier deux flux de natures très différentes dans un seul outil, anticiper le 1er septembre 2026, et redonner aux équipes comptables une vraie valeur ajoutée. DIMO Démat, intégrateur DocuWare depuis plus de dix ans et fort de plus de 150 projets GED, a accompagné le Groupe Foussier de l’analyse jusqu’à la mise en production, dans les délais, sans aucun retard.
Le contexte : deux flux, deux réalités opposées
Créé il y a quarante ans, toujours entreprise familiale, le Groupe Foussier pèse 500 millions d’euros de chiffre d’affaires et compte 100 000 clients actifs. Des artisans menuisiers aux services maintenance d’Eiffage ou de Bouygues, en passant par les marchés publics, le portefeuille client est hétérogène. Et cette hétérogénéité se retrouve côté fournisseurs, avec deux flux aux logiques radicalement différentes.
D’un côté, les frais généraux : 20 % du volume, partiellement dématérialisés depuis 2020. De l’autre, les factures marchandes : 80 % des 200 000 documents annuels, entièrement sur papier jusqu’en 2024. Sept comptables pointaient chaque facture à la main, sans visibilité centralisée, avec des retards de paiement réguliers et des documents problématiques qui s’accumulaient dans des parapheurs. La DAF Mathilde Flahou ne cherchait pas à savoir s’il fallait changer. Elle cherchait comment le faire sans multiplier les outils et sans perdre les équipes en route.
Pourquoi DocuWare, et pourquoi DIMO Software comme intégrateur ?
D’autres solutions ont été évaluées. Elles ont toutes été écartées pour la même raison : aucune ne permettait de traiter deux flux aussi différents dans un même environnement. Le flux marchand exigeait une extraction de données d’entête et de pied de facture pour alimenter l’ERP et déclencher le rapprochement automatique, sans imputation comptable dans l’outil. Le flux frais généraux nécessitait : un workflow de validation complet avec une cinquantaine de valideurs, une double interface comptable et de la mémorisation des imputations par fournisseur.
DocuWare nous a paru être le bon outil dans la simplicité d’implémentation, et surtout dans sa capacité à traiter nos deux flux de manière différente. Sur le marché, les autres outils qu’on avait consultés n’étaient pas capables de mettre en place ces deux flux-là. — Mathilde Flahou, DAF Groupe Foussier
Le choix de DIMO Software comme intégrateur découlait d’une relation de confiance déjà construite. Mais c’est surtout la capacité d’un pôle de quatorze spécialistes, chefs de projet et consultants fonctionnels à s’adapter aux particularités métier du Groupe Foussier qui a pesé. Gérer des connecteurs vers plusieurs ERP dont un ERP maison utilisé par de petites filiales, et construire des échanges de fichiers à plat pour partager la charge d’intégration.
Un argument tarifaire a également compté. DocuWare repose sur un coût annuel forfaitaire, non indexé sur le volume. Pour une entreprise dont la volumétrie de factures croît chaque année, c’est une visibilité budgétaire que les acteurs facturant à la pièce ne peuvent tout simplement pas offrir.
Résultat : Un seul outil pour deux flux de natures opposées, là où toutes les autres solutions avaient échoué. Un modèle tarifaire forfaitaire, sans surprise à mesure que les volumes augmentent.
Ce qui a été mis en place : deux flux, deux logiques, un seul outil
Flux frais généraux : reprise à l’identique, zéro recette
L’objectif était simple : reproduire exactement ce que faisaient les équipes, sans les obliger à réapprendre leur métier. Les factures arrivent par mail sur une boîte générique, sont automatiquement distribuées selon des règles d’attribution, puis traitées dans DocuWare avec imputation comptable, décomposition analytique et circuit de validation multi-niveaux. Dès la saisie du comptable, la facture s’intègre en comptabilité avec un bon à payer en attente. Quand le dernier valideur approuve, l’interface lève ce bon à payer.
Un bénéfice imprévu est apparu sur les factures proforma. Avant, les comptables recevaient la facture, effectuaient le paiement et rangeaient le document dans un parapheur en espérant se souvenir de récupérer la facture définitive. Aujourd’hui, un bac de travail liste toutes les factures proforma en attente avec leur date d’échéance.
Résultat : Équipes opérationnelles après 30 minutes de formation. Aucune recette formelle nécessaire. Zéro oubli sur les factures proforma.
Flux factures marchandes : de 100 % papier à 50 % automatisé
C’est sur ce flux que la transformation a été la plus profonde. Les factures arrivent sur une boîte mail connectée à DocuWare, sont distribuées automatiquement au comptable responsable du fournisseur concerné. Celui-ci valide les données d’entête et de pied de page, DocuWare transmet vers l’ERP, et c’est là que se fait le rapprochement avec la commande et le bon de livraison fournisseur.
Aujourd’hui, c’est une facture sur deux : une fois qu’elle est stockée dans DocuWare, le comptable ne la voit plus. Elle vient se rapprocher toute seule dans notre ERP.
— Mathilde Flahou, DAF Groupe Foussier
La recherche full text a aussi marqué les esprits. DocuWare indexe l’intégralité du texte de chaque facture PDF, pas uniquement les champs structurés. Un utilisateur qui cherche toutes les factures mentionnant une référence article tape le mot-clé et obtient le résultat en quelques secondes. Avant, cette requête passait obligatoirement par l’équipe comptable.
Le départ en retraite non remplacé traduit avant tout un redéploiement vers des tâches à valeur ajoutée. Les comptables n’interviennent plus que sur les factures qui posent vraiment problème, celles qui méritaient leur attention mais qu’ils tendaient à mettre de côté faute de temps.
1 facture sur 2 comptabilisée automatiquement dans l’ERP, avec une tolérance d’écart de 0,01 €. Zéro retard de paiement. Les comptables recentrés sur les cas à valeur ajoutée. — Mathilde Flahou, DAF Groupe Foussier
Ce que ça change pour la DAF : visibilité, pilotage, sérénité
Mathilde résume l’avant en un mot : l’aveuglement. Des parapheurs éparpillés, des factures en attente sans visibilité centralisée, des écarts non traités qui s’accumulaient silencieusement. Lorsqu’une facture problématique entrait quelque part, elle pouvait y rester indéfiniment.
Avant, il y avait des parapheurs avec des factures papier. Quand vous avez des factures mises de côté, l’inconfort est assez important. Là, l’avantage c’est que toutes les factures sont dans DocuWare, qu’elles soient traitées ou non.”
— Mathilde Flahou, DAF Groupe Foussier
Avec DocuWare, toutes les factures sont dans le système, traitées ou non. La DAF peut à tout moment visualiser l’activité de chaque comptable, identifier les blocages, arbitrer les priorités. En cas d’absence, la substitution devient naturelle : le portefeuille est accessible et traçable par tous les habilités.
Résultat : Pilotage en temps réel de l’activité comptable. Visibilité totale sur les factures en attente. Continuité d’activité assurée en cas d’absence.
Un mot sur la réforme : nous sommes sereins
Sur la réforme du 1er septembre 2026, le groupe aborde l’échéance sereinement. DocuWare reçoit déjà des factures depuis une Plateforme Agréée et affiche les formats réglementaires, Factur-X, UBL, CII. Les processus sont en place pour le flux entrant. Pour le flux sortant, les filiales basculent progressivement sur la même mécanique. L’échéance réglementaire ne représente pas une contrainte : c’est l’occasion d’exploiter les lignes de factures pour pousser encore plus loin l’automatisation du rapprochement.
Résultat : Le groupe Foussier aborde le 1er septembre 2026 avec une GED déjà connectée aux Plateformes Agréées et des processus en place sur l’ensemble du périmètre.
Ce qui a fait que le projet c’est très bien déroulé
Trois éléments ont été décisifs, et aucun des trois n’est lié au logiciel lui-même.
- Une direction financière impliquée de bout en bout. La DAF a suivi chaque étape, arbitré les décisions, porté le projet devant les équipes. Sans cette implication, les arbitrages de recette auraient pris bien plus de temps.
- Des utilisateurs clés intégrés dès l’analyse. Sur le flux marchandes, les comptables ont participé activement aux tests, au point que plus de 1 000 factures ont été passées en recette. C’est rare, et ça s’est vu dans la qualité du déploiement.
- La flexibilité de l’outil et la réactivité de l’intégrateur. Les ajustements identifiés en recette ont tous trouvé une réponse dans des délais courts, sans remettre en cause l’architecture du projet.
Résultat : Projet livré dans les délais, sans aucun retard. Adoption immédiate par les équipes, sans résistance au changement.
