Un document stocké dans une Gestion Électronique des Documents (GED) peut avoir une valeur juridique, mais celle-ci dépend des garanties apportées par la solution et de l’usage qui en est fait. Une GED facilite la conservation, la traçabilité et la gestion des documents, mais elle ne confère pas automatiquement une valeur probante. Pour certains documents, il peut être nécessaire de mettre en œuvre des mécanismes complémentaires, comme un système d’archivage électronique (SAE), une signature électronique ou une piste d’audit fiable.
La dématérialisation des documents soulève naturellement des questions sur leur recevabilité en cas de contrôle, d’audit ou de litige. Les entreprises doivent s’assurer que leurs documents numériques restent intègres, authentiques et accessibles tout au long de leur durée de conservation. Une GED contribue à répondre à ces exigences, à condition d’être correctement configurée et intégrée dans une politique documentaire adaptée.
Une GED renforce la traçabilité et l’intégrité des documents
Une GED permet de centraliser les documents de l’entreprise tout en assurant un meilleur contrôle de leur cycle de vie. Chaque document peut être associé à des métadonnées, à un historique des modifications et à des droits d’accès spécifiques, garantissant ainsi une meilleure traçabilité.
Les fonctionnalités de gestion des versions permettent notamment de conserver l’historique des évolutions d’un document et d’identifier les différentes interventions réalisées. Cette traçabilité constitue un élément important pour démontrer l’intégrité des informations.
Certaines solutions proposent également des journaux d’audit, des horodatages ou des mécanismes de contrôle qui renforcent la fiabilité des documents conservés.
Toutefois, une GED reste avant tout un outil de gestion documentaire. Lorsqu’une réglementation impose de garantir la valeur probante d’un document pendant plusieurs années, des dispositifs complémentaires peuvent être nécessaires.
Pour mieux comprendre les différences entre ces solutions, consultez notre article Quelles sont les différences entre la GED et le système d’archivage électronique ?
La valeur probante dépend aussi du contexte réglementaire
Tous les documents de l’entreprise ne sont pas soumis aux mêmes exigences légales.
Pour certains documents, comme les contrats signés électroniquement, les factures ou certains documents comptables, il est essentiel de garantir leur authenticité, leur intégrité et leur conservation pendant toute la durée légale requise.
Selon les cas, une entreprise pourra compléter sa GED par un système d’archivage électronique (SAE), un coffre-fort électronique ou une solution de signature électronique afin de répondre aux exigences réglementaires.
La mise en place d’une gouvernance documentaire claire, associée à des procédures de conservation adaptées, constitue également un facteur déterminant pour sécuriser juridiquement les documents de l’entreprise.
Enfin, dans le cadre de la facturation électronique, il est important de respecter les règles de conservation et de traçabilité prévues par la réglementation, notamment grâce à une piste d’audit fiable.
